DITEL IIEESS
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à l'attention de Monsieur %Prenom% %Nom%

MAILING PAGE 21 Le logo est obligatoirement un lien qui renvoi sur votre site : img src="http://www.ditel.fr/images/logo_ditel.jpg" Vous pouvez vous envoyer un mail de contrôle ici toutes les 200 adresses sur votre adresse test pour contrôler que vos mails partent bien et mettre une tempo aléatoire ici de 40 secondes pour leurrer les anti Spam. Le bouton « compte courriel vous » vous sert, comme dans Outlook, à configurer votre adresse mail, si vous avez des difficultés à configurez cette adresse vous pouvez faire appel à votre Fournisseur d’Accès Internet ou vous renseigner sur l’excellent site « comment ça marche » (tapez CCM dans le moteur de recherche de Google) PAGE 22 MAILING Vous pouvez créer un document avec Word avec tous les liens qui doivent pointer sur votre site, personnaliser ce document en y insérant les champs de publipostage : %Nom% %Prenom% %Adresse% %CP% %Ville% (voir liste sur fenêtre texte) MAILING PAGE 23 Toujours sous Word vous sauvegardez votre document en HTML (Enregistrer sous > Autres Formats > Page Web (*.htm) Dans Ditel mail Dans la fenêtre Courriels vous choisissez HTML(Word). Vous sélectionnez votre fichier htm crée avec Word (ici exemple_word.htm) PAGE 24 MAILING Et vous faites un test en indiquant votre adresse mail dans Adresse test (attention d’avoir mis le smtp de votre FAI dans le compte courriel smtp.orange.fr smtp.free.fr par exemple) Vous recevez directement le mail avec ses images ses liens et sa présentation tel que vous l’avez crée sous Word MAILING PAGE 25 PAGE 26 MAILING Exemple : AVANT L’ENVOI EN BASE 64 (vous êtes obligé d’accepter les images pour les visualiser) APRES L’ENVOIS EN BASE 64 (les images sont codées en binaire dans le document reçu) MAILING PAGE 27 Configuration du compte courriel Pour valider la saisie des différents champs appuyez sur la touche « Enter » - Adresse mèl de l’émetteur : indiquez l’adresse mail sur laquelle vos correspondants vont vous écrire et sur laquelle vous recevrez également les NPAI - Serveur de courrier sortant SMPT : donné fournie par votre FAI par exemple smtp.wanadoo.fr ou smtp.orange.fr. Attention certains FAI n’autorisent pas l’envoi de mail en nombre vous devez alors créer votre propre serveur SMTP cf page 37 ou demander à un prestataire de vous fournir un accès SMTP. Le plus simple est encore de prendre un abonnement Internet Orange. - Identifiant de messagerie et mot de passe de messagerie : laissez ces zones vides sauf si vous passez par un Proxy. Dans ce cas faites appel à votre administrateur réseau. - Numéro de port SMTP : 25 en standard sauf si vous passez par un Proxy. Dans ce cas faites appel à votre administrateur réseau. PAGE 28 MAILING L’historique L’historique vous donne un tableau complet des mails envoyés ainsi que le statut de chaque mail. MAILING PAGE 29 Notre logiciel considère qu’il ne doit pas envoyer de mail aux personnes qu’il a déjà contactées. Sélectionnez le bouton Historique sur la fenêtre envoi courriel Si vous souhaitez envoyer un nouveau mail au même fichier de contacts vous devez effacer l’historique des envois en choisissant entre quelle date et quelle date l’historique doit être effacé. PAGE 30 MAILING MAILING PAGE 31 Gestion des adresses brûlées Dans les fichiers annexes vous devez gérer les adresses Mails « Brûlées » : ce sont les prospects qui ne désirent plus recevoir de Mail de votre part. Vous avez trois méthodes pour enregistrer les adresses brulées : - Soit les saisir manuellement ou par des copier coller sur la grille des adresses brulées PAGE 32 MAILING - MAILING PAGE 33 Soit faire un import Excel des adresses des correspondants qui souhaitent ne plus recevoir de mails de votre part, L’import se fait au format Excel, le plus simple consiste à exporter les adresses brûlées à partir de votre boite mail d’Outlook Express au format CSV, de relire ce fichier sous Excel et de l’enregistrer au format XLS. - Chiquez sur le bouton Import XLX PAGE 34 MAILING Choisir le fichier Excel des adresses mails à importer MAILING PAGE 35 Confirmez et cliquez sur Importer PAGE 36 MAILING MAILING PAGE 37 Soit d’utiliser le traitement automatique des adresses brulées Pour Scanner les adresses reçues sur une boite mail vous devez définir la structure de vos adresses. Pour cela après avoir enregistré les paramètres de votre compte courriel appuyez sur le bouton Test et faites un collez soit dans le bloc notre ou dans un document Word (le bouton Test ouvre la boite mail en fonction des paramètres que vous avez donnés, si ce n’est pas le cas vous avez fait une erreur de paramétrage de votre compte courriel) PAGE 38 MAILING Ouvrez le bloc note et faites un coller du presse papier Repérez ou se trouve l’adresse à désabonner dans votre document et renseignez les champs d’entête d’adresse et de fin d’adresse. Dans notre exemple l’adresse mail à désabonner «fabien@studiofey.fr» est borné par « contact »> et et commence en 1er caractère donc on prend l’adresse à partir du caractère 1. Souvent le texte d’en tête d’adresse commence par mailto : MAILING PAGE 39 Cliquez ensuite sur le bouton courriel Les adresses désabonnées sont automatiquement importées dans le fichier des adresses brulées PAGE 40 MAILING MAILING PAGE 41 Le traitement sur le fichier des adresses brûlées permet de dé doublonner les adresses mail et de normaliser le fichier PAGE 42 MAILING MAILING PAGE 43 Traitement automatique des adresses erronées Pour Scanner les adresses reçues sur une boite mail vous devez avoir laissé vos mails reçus en attente sur votre boite mail Le logiciel scanne cette boite mail avec les mots contenus dans les adresses erronées Undelivered par exemple et les enregistre dans le fichier des adresse erronées PAGE 44 MAILING MAILING PAGE 45 PAGE 46 MAILING Le menu « Fichiers annexes » comprend également le fichier des villes et codes postaux, très pratique en saisie directe de fiches. MAILING PAGE 47 Utilitaires Le menu utilitaires vous sert à ré indexer vos fichiers (les index des fichiers peuvent être endommagées par exemple par une coupure de courant) et à effectuer vos sauvegardes PAGE 48 MAILING MAILING PAGE 49 Le « ? » vous fourni une indication sur le détenteur de la licence d’utilisation, la présente notice au format PDF et le Copyright du logiciel PAGE 50 MAILING UTILISATION AVANCEE (UTILISATEURS AVERTIS) Voir l’excellent site « comment ça marche » (tapez CCM dans le moteur de recherche de Google) CONFIGURER VOTRE SERVEUR SMTP SANS PASSER PAR VOTRE FAI ™ Windows XP PRO intègre un serveur mail qui peut vous permettre de vous affranchir du serveur SMTP de votre FAI pour envoyer les mails. Nous allons maintenant l'installer puis détailler les paramètres qu'il faudra placer dans votre logiciel de messagerie ou dans le fichier php.ini (pour les utilisateurs de PHP) pour permettre son utilisation. Commencez par cliquer sur Démarrer puis sur Panneau de configuration. Doublecliquez sur Ajout/Suppression de programmes puis cliquez sur Ajouter ou supprimer des composants Windows. Sélectionnez Services internet (IIS) puis cliquez sur Détails. Vous vous retrouvez devant cet écran : ™ Cochez la case Service SMTP puis cliquez sur Ok. Insérez votre CD de Windows XP et laissez faire l'assistant. ™ Une fois l'installation terminée, vous pouvez utiliser le serveur SMTP. Nous allons maintenant le configurer. Dans le panneau de configuration, cliquez sur l'icône Outils d'administration puis cliquez sur Services internet (IIS). Déroulez le menu à gauche qui vous permettra d'accéder au serveur SMTP et à sa configuration. Vous obtenez un écran ressemblant à celui-ci : MAILING PAGE 51 Faites un clic droit sur Serveur virtuel SMTP par défaut et cliquez sur Propriétés. Dans l'onglet Général, décochez la case Limiter le nombre de connexions à. Cliquez ensuite sur l'onglet Accès puis sur le bouton Relais. Décochez la case Autoriser tout ordinateur correctement authentifié à relayer, indépendamment de la liste ci-dessous. Cliquez ensuite sur Ok. PAGE 52 MAILING Cliquez ensuite sur le bouton Connexion dans la zone Contrôle de la connexion et sélectionnez Uniquement la liste ci-dessous. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter pour pouvoir ajouter des IP ou noms d'ordinateurs ayant l'accès au serveur SMTP. Vous arrivez devant cet écran : Sélectionnez Ordinateur unique et entrez comme adresse IP 127.0.0.1 qui correspond à votre ordinateur (localhost). Cliquez ensuite sur Ok. Vous pouvez affiner la configuration du serveur SMTP en cliquant sur l'onglet Messages. Voici ce que vous obtenez : Paramétrez ici comme bon vous semble le serveur en fonction des usages que vous en ferez. Être le plus restrictif possible vous permet d'assurer une meilleure sécurité pour votre serveur. Pour pouvoir envoyer des mails avec PHP ou un client mail (tel que Mozilla thunderbird par exemple ou encore Outlook Express), il vous suffit d'indiquer dans les options SMTP localhost sans aucun nom d'utilisateur ni mot de passe. Pour php, ouvrez le fichier php.ini et éditez la ligne SMTP = pour lui mettre la valeur SMTP = localhost. MAILING PAGE 53 Pour connaître l’adresse IP de votre ordinateur Dans le menu démarrer lancez exécuter tapez cmd Puis ipconfig "DITEL Capture des mails professionnels" est un logiciel qui vous permet de capturer de manière automatique les adresses des professionnels depuis l’annuaire Internet gratuit de France Télécom Pages Jaunes. La liste ainsi créée est utilisable par tout logiciel tableur standard. Avertissement : Nos logiciels évoluent rendant parfois les nouvelles versions incompatibles avec les anciennes. À Présentation : 2 Téléchargement 3 Installation 8 Prise en main rapide 11 Lancement Recherche 14 Gestion des fichiers 15 Recherche des adresses mails 16 Importation d’un fichier d’adresses à partir d’Excel 20 Normalisation des fichiers 25 Compare et Sépare 26 Fichiers annexes 29 Le menu Utilitaires 33 Configuration Internet Explorer CAPTURE DES MAILS PROFESSIONNELS CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 2 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes : Marche à suivre (cas n°1) : Si vous n'avez jamais installé Ditel sur votre ordinateur : - rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits", - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur "lire la suite") et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n°2) : Si vous avez déjà Ditel installé sur votre ordinateur : - cliquez sur le menu "Démarrer" de votre ordinateur, - sélectionnez "Panneau de configuration" puis "Ajout/suppression de programmes". Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel. - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n°3) : Si vous avez une ancienne version Ditel installée sur votre ordinateur (c'est-à-dire, si vous avez un message d’erreur Windev au lancement de Ditel) : - Cliquez sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel. - Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque C: ouvrez le répertoire "Program files", sélectionnez DITEL faites un clic droit avec la souris et choisissez "Supprimer". - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 3 - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « Exécuter ». En agissant ainsi, l’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant, certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « Enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme, si celui-ci a bloqué cette fonction. Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. PAGE 4 CAPTURE DES PROFESSIONNELS A la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre ci-dessous. Cliquez 2 fois sur DITEL.MSI pour lancer l’installation. CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 5 Attention, sous Vista et Windows 7 il est préférable d’installer les logiciels sur la racine du disque C: en supprimant \Program Files Cliquez sur « Suivant » Choisissez ensuite « Installation standard » Puis sur « Installer » PAGE 6 CAPTURE DES PROFESSIONNELS CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 7 Cliquez sur « Terminer » Si vous obtenez l’écran ci-dessous, c’est que vous avez une ancienne version sur votre ordinateur. Arrêtez l’installation, en appuyant sur le bouton « Annuler », puis reportez vous au début de cette notice pour supprimer l’ancien programme (cas n° 2). PAGE 8 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel_Capture_Mails_Pro » par l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. DITEL_Capture_Pro.lnk CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 9 ECRAN D’ACCUEIL Répondez "Non" pour utiliser le logiciel en mode évaluation, "Oui" quand vous avez reçu par mail la licence d’activation après achat du logiciel et saisissez vos codes. Lors du lancement de « DITEL capture des professionnels » plusieurs choix s’offrent à vous : Les boutons « Gestion fichiers » et « Ouvrir fichier » vous servent à manipuler les fichiers créés, le bouton « Recherche » sert à effectuer la capture des adresses et « Fermer » quitte l’application. PAGE 10 CAPTURE DES PROFESSIONNELS 1 - Fichier en cours : il s’agit du nom du fichier sur lequel vous travaillez actuellement. C'est-à-dire les fichiers visualisés lors de l’appui sur « Ouvrir fichier » et celui où seront enregistrées les adresses capturées suite à l’appui sur « Recherche ». 2 - Gestion fichiers : vous permet de créer, de sélectionner ou de supprimer un fichier. Sélectionnez le fichier sur lequel vous désirez travailler; dans notre exemple, il faut sélectionner « marketing téléphonique ». Si le fichier n’existe pas, il est possible de le créer en cliquant sur « Nouveau » et, après avoir saisi votre nom de fichier, tapez sur la touche « Entrée ». Le nom du fichier sélectionné apparaît sur la fenêtre principale dans la zone « Fichier en cours ». CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 11 Lancement de la Recherche : Avant de lancer la capture, vous devez définir vos critères de recherche. Les boutons « Gestion fichiers » et « Ouvrir fichier » ont les mêmes fonctionnalités que ceux du menu principal. Type de recherche : Il est possible de spécifier une seule rubrique (option « 1 rubrique activité »), ou sélectionner, à partir du fichier des rubriques, la ou l’ensemble des rubriques qui vous intéressent (option 2 « Fichier des rubriques »). a – Recherche sur 1 rubrique Ce type de recherche est utile lorsque vous effectuer une capture dans les grandes villes telles que Paris, Lyon, Marseille, etc., car le site internet limite parfois le nombre de réponses pour une même requête dans la même ville. Il faut alors spécifier un arrondissement et ensuite cocher à nouveau « Fichier des rubriques » puis lancer la recherche. b - Recherche par rubriques multiples : - Appuyez sur le bouton « Rubriques », la liste globale des rubriques apparaît. - Il faut cocher les rubriques sur lesquelles va porter la recherche. - L’ajout ou la suppression d’une case à cocher se fait grâce à la souris. - Pour affiner l’affichage des rubriques, utilisez la zone « Recherche sur mot clef », seules les rubriques contenant les mots spécifiés s’affichent sur l’écran. - L’appui sur le bouton « Tout sélectionner » permet de cocher toutes les rubriques correspondant à votre requête alors que « Tout désélectionner » réinitialise la sélection. - Les boutons « Supprimer » et « Ajouter » servent à modifier le fichier. - Lorsque vous appuyez sur « Fermer », vous retournez à la fenêtre de recherche sur laquelle la liste des rubriques sélectionnées se met à jour. - Pour sélectionner le ou les département(s) souhaité(s), cochez les cases situées dans la partie droite de la liste ou cliquez sur la carte de France. Cliquez sur « Recherche » pour démarrer la capture d’adresses. PAGE 12 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Ditel se connecte automatiquement sur l'annuaire via Internet et vous crée un fichier d'adresses exportable dans un format compatible Excel comprenant les champs suivants (dans la mesure où ces champs sont renseignés et présent sur la page Internet) : Nom, adresse, code postal, localité, téléphone, fax, portable, adresse mail, site Internet, rubrique, date et heure de capture, nombre de fiches capturées. CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 13 Ditel peut enregistrer entre 1500 et 3000 adresses à l'heure en fonction de la rapidité de votre accès Internet et de la densité d'informations contenues dans les rubriques recherchées. Un « clic droit » prolongé sur la fenêtre de capture des P.J. permet d’arrêter la capture quand les adresses défilent à l’écran et de réactualiser l’affichage en cas d’arrêt de la capture. Notre logiciel est dépendant du service Internet, il peut arriver qu’il se bloque (à cause, par exemple, d’une rupture du flux d’informations des serveurs), c’est-à- dire que la barre de chargement n’avance plus. Pour relancer la capture, il vous suffit d’effectuer un clic droit avec votre souris et de sélectionner dans le menu contextuel l’option « Actualiser », ce qui, en général, relance la recherche. Si cette manipulation ne fonctionne pas, il faut avoir recours au gestionnaire des taches de Windows en appuyant simultanément sur les touches de votre clavier Ctrl. Alt. et Suppr. Ensuite sélectionner l’onglet processus puis cliquer sur Ditel et enfin Terminer le processus. Le programme Ditel est alors stoppé, les dernières informations capturées sont enregistrées même si la rubrique n’est pas finie. Vous pouvez ensuite redémarrer DITEL Capture des professionnels et reprendre votre recherche. PAGE 14 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Gestion des fichiers Ouvrir fichier : Cette option permet d’ouvrir le fichier en cours et de visualiser son contenu. Elle permet également de modifier les enregistrements du fichier, puis de les exporter au format Excel. Vous pouvez effacer tout le fichier, modifier une fiche, supprimer une fiche ou un ensemble de fiches en utilisant la sélection multiple standard de Windows (en tenant enfoncée une des touches majuscules ou la touche Ctrl du clavier et en sélectionnant avec la souris) CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 15 Recherche des adresses mails. En complément des mails trouvés sur Pages jaunes le logiciel peur rechercher les adresses mails sur les sites de sociétés qui en ont un. En cliquant sur le bouton mise à jour le logiciel va rechercher les adresses mails en ouvrant le site de la société. PAGE 16 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Importation d’un fichier d’adresses à partir d’Excel Vous avez, par exemple, un fichier Excel qui comprend des adresses avec les champs suivants « nom prénom », « rue », « code postal » et « ville » : Pour importer le fichier, il faut suivre les étapes suivantes : - sélectionner le fichier de réception, - choisir le fichier Excel, - définir le "mappage" du fichier, c'est à dire indiquer au programme dans quelles colonnes se trouvent les données à importer et quelles sont les rubriques qui doivent les recevoir. - lancer le traitement. CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 17 a - Le premier traitement va consister importer les données provenant d’Excel dans le fichier « DT_test » - Ouvrez le fichier en appuyant sur « Ouvrir fichier » - Choisissez « Import XLS », PAGE 18 CAPTURE DES PROFESSIONNELS le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer, dans notre cas « test_qualif.xls ». CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 19 - Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel. Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements (lignes) du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. - Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer » PAGE 20 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Normalisation des Fichiers L’option « Normaliser » "Déboulonner" vous permet de supprimer toutes les fiches en double. Il arrive souvent qu’une même adresse soit inscrite dans différentes rubriques et se trouve donc dupliquée lors de la capture. Les options de "dé doublonnage" doivent être choisies en fonction du fichier à traiter. Par exemple, si vous avez capturé des adresses de médecins, ne dé doublonnez pas sur le numéro de téléphone, mais sur le nom, sinon vous ne garderez que le premier médecin dans les cabinets de groupe. CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 21 L’extraction des prénoms vous permet de séparer le champ nom prénom. Le bouton « Fusion N + P », fait l’opération inverse et concatène (regroupe) le nom et le prénom dans la zone « Nom ». PAGE 22 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Les options de filtrages vous permettent de normaliser vos fichiers avant de les exporter vers Excel. Vous pouvez définir vos propres critères de filtrage, c'est à dire les termes qui vont être supprimés ; ici, un exemple pour normaliser l’adresse : Le bouton « Majuscules » vous permet de mettre en majuscules les champs sélectionnés. CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 23 Le bouton « Recopie » vous sert à créer de nouvelles listes de contacts à partir de fichiers existants. Vous devez donner un nouveau nom de fichier « destination » nécessaire à vos manipulations. Vous pouvez, par exemple, après avoir fait une capture globale, créer deux "sous fichiers" : - l’un contenant les fiches qui ont une adresse mèl. - l’autre celles qui n’ont pas d’adresses mèl. Ou encore celles qui ont un mot spécifique dans le champ « nom adresse » ou celles qui commencent par tel numéro de département ou de code postal, etc. A vous de créer les "sous fichiers" qui vous conviennent en fonction de votre campagne de marketing par mèl, fax ou courrier. PAGE 24 CAPTURE DES PROFESSIONNELS L’export Excel vous permet d’exploiter vos fichiers vers d’autres logiciels standards. Répondez oui si le fichier doit servir à faire de la distribution boite aux lettres. CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 25 La fonction "Compare et sépare" : Vous choisissez vos fichiers à comparer puis vos critères de comparaison. Il est préférable, avant de lancer le module "Compare et Sépare", de normaliser le fichier en mettant en majuscules les champs de comparaison. PAGE 26 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Vous obtenez en sortie de comparaison 3 fichiers, "A sans B", "A et B", "B sans A" : "A sans B" : ce sont les fiches uniquement présentes dans le fichier A ("marketing téléphonique"), qui n’ont pas de concordance d’après les critères d’égalité choisis dans le fichier B ("marketing téléphonique mails") "A et B" : ce sont les fiches présentes à la fois dans le fichier A ("marketing téléphonique") et dans le fichier B ("marketing téléphonique mails"). Le programme enregistre dans le fichier "A et B" la fiche du fichier A, il faut donc veiller à ce que le fichier A soit le plus complet ou tout au moins contiennent les informations que vous désirez conserver. "B sans A" : ce sont les fiches présentes dans le fichier B ("marketing téléphonique mails") qui n’ont pas de concordance d’après les critères choisis dans le fichier A ("marketing téléphonique"). CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 27 Fichiers Annexes Les fichiers annexes sont ceux des rubriques de l’annuaire et des codes postaux que vous pouvez adapter à votre propre usage. PAGE 28 CAPTURE DES PROFESSIONNELS CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 29 Le menu « Utilitaires » Pour une utilisation plus complète des fichiers, les commandes se trouvent dans le menu « Utilitaires ». La fonction ré-indexation vous permet de réindexer vos fichiers. Lorsque qu'il y a perte de la synchronisation entre les indexes et les fichiers (par exemple en cas de coupure de courant), le logiciel signale une erreur et vous demande de réindexer vos fichiers, vous devez alors utiliser ce module. Les autres options de ce menu s’adressent à des utilisateurs avertis et correspondent généralement à cas particuliers. Vous pouvez, par exemple : - exporter les adresses en format "ASCII", au lieu du format Excel. - importer votre propre fichier Excel des rubriques que vous utilisez le plus souvent (le fichier Excel de l’ensemble des rubriques se trouve dans le répertoire C:\DITEL\). - modifier le comportement du logiciel et modifiant les temporisations lors des réponses de l'annuaire ... PAGE 30 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Gestion des temporisations : Gérer vos propres paramètres de temporisation, mais prenez garde de ne pas vouloir aller trop vite en diminuant "trop" ces paramètres ; vous pouvez, par exemple, diviser tous ces temps par 2. CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 31 Export des données en format texte : Choisissez le fichier à exporter, ici le fichier des adresses du "marketing téléphonique", les champs que vous souhaitez exporter et le séparateur de champ. Le fichier .TXT de l’export est écrit sur la racine du disque C : PAGE 32 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Importation d’un fichier des rubriques en format Excel : Importer votre propre fichier Excel des rubriques que vous utilisez le plus souvent (le fichier Excel de l’ensemble des rubriques se trouve dans le répertoire C:\Prograrm files\DITEL\) Attention si vous importez vos propres rubriques vous devez au préalable effacer les rubriques de Ditel (suppression physique des deux fichiers "rubriques.fic" et "rubriques.ndx" dans le répertoire DITEL) CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 33 Configuration d’Internet Explorer Nous avons observé des erreurs de capture de notre produit venant de la configuration d’Internet Explorer. Voici donc comment configurer Internet Explorer 1-Ouvrer votre navigateur et cliquer sur « outils » en haut à droite de la fenêtre de votre navigateur puis dans le menu déroulant sélectionner Options Internet (cf. ci-dessous) PAGE 34 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Dans la nouvelle fenêtre ainsi ouverte cliquer sur l’onglet avancé… CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 35 Dans l’onglet Navigation vous devez cocher les 2 cases: Désactiver le débogage des scripts (autres applications). Désactiver le débogage des scripts (Internet Explorer). Veillez à toujours avoir sur votre ordinateur la dernière version d’Internet Explorer La version Qualification de fichiers Pro de Ditel vous permet de qualifier vos fichiers adresses de professionnels en les complétant automatiquement du capital social, du nom du dirigeant et de l'effectif à partir du site Internet score3.fr Vous pouvez travailler en traitement par lot complet de fichiers ou au coup par coup sur votre poste en qualifiant automatiquement vos données. Ce logiciel est utilisé en général par des entreprises ayant besoin d'un fichier client constamment remis à jour (banques, administrations, ...). Avertissement : Nos logiciels évoluent rendant parfois les nouvelles versions incompatibles avec les anciennes. À Présentation : 2 Téléchargement 3 Installation 7 Ecran d’accueil 14 Qualification sur Score3 16 Qualification de fichiers sur Pages Jaunes 23 Maniulation des fichiers récuperés 33 Qualification d’un fichier Excel avec mise à jour du fichier Excel d’origine 42 Interface CRM EBP 53 Configuration d’internet Explorer QUALIFICATION DE FICHIERS PROFESSIONNELS QUALIFICATION PAGE 2 QUALIFICATION PRO Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes : Marche à suivre (cas n°1) : Si vous n'avez jamais installé Ditel sur votre ordinateur : - rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits", - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur "lire la suite") et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n°2) : Si vous avez déjà Ditel installé sur votre ordinateur : - cliquez sur le menu "Démarrer" de votre ordinateur, - sélectionnez "Panneau de configuration" puis "Ajout/suppression de programmes". Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel. - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n°3) : Si vous avez une ancienne version Ditel installée sur votre ordinateur (c'est-à-dire, si vous avez un message d’erreur Windev au lancement de Ditel) : - Cliquez sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimez le logiciel DITEL_Qualif. - Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque C: ouvrez le répertoire "Program files", sélectionnez DITEL_QUALIF faites un clic droit avec la souris et choisissez "Supprimer". - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel DITEL_Qualif grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « Exécuter ». En agissant ainsi, l’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant, certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « Enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme, si celui-ci a bloqué cette fonction. QUALIFICATION PRO PAGE 3 Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. A la fin du téléchargement cliquez 2 fois sur le fichier « Ditel_Qualif.MSI » PAGE 4 QUALIFICATION PRO Puis sur « suivant » QUALIFICATION PRO PAGE 5 Choisissez ensuite « Installation standard » Puis cliquez sur « installer » PAGE 6 QUALIFICATION PRO QUALIFICATION PRO PAGE 7 Lancez également le programme d’installation du driver du Dongle (la petite clé à mettre sur un port USB de l’ordinateur). Prenez l’installation en Anglais, acceptez la licence et cliquez sur "Install", le logiciel vous indique "Finish". Insérez ensuite la petite clé dans un port USB, après un temps plus ou moins long, Windows vous indique que votre nouveau matériel est installé et prêt à être utilisé. HASPUserSetup.lnk Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel_Qualif_Pro» en cliquant sur l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. DITEL_Qualif.lnk PAGE 8 QUALIFICATION PRO ECRAN D’ACCUEIL Lors du lancement de « Ditel Qualification de Fichiers Pro » plusieurs choix s’offrent à vous : Les boutons « Gestion fichiers » et « Ouvrir fichier » vous servent à manipuler les fichiers créés, le bouton « Qualifier fichier » sert à effectuer la capture des adresses et « Fermer » quitte l’application. Fichier en cours : il s’agit du nom du fichier sur lequel vous travaillez actuellement. C'est-à-dire les fichiers visualisés lors de l’appui sur « Ouvrir fichier » et celui où seront enregistrées les adresses capturées suite à l’appui sur « Recherche ». QUALIFICATION PRO PAGE 9 Gestion fichiers : vous permet de créer, de sélectionner ou de supprimer un fichier. Sélectionnez le fichier sur lequel vous désirez travailler ; dans notre exemple, il faut sélectionner « DT_marketing téléphonique». Si le fichier n’existe pas, il est possible de le créer en cliquant sur « Nouveau » et, après avoir saisi votre nom de fichier, tapez sur la touche « Entrée ». Le nom du fichier sélectionné apparaît sur la fenêtre principale dans la zone « Fichier en cours ». PAGE 10 QUALIFICATION PRO Importation d’un fichier d’adresses à partir d’Excel Vous avez, par exemple, un fichier Excel qui comprend des adresses avec les champs suivants « nom prénom », « rue », « code postal » et « ville » : a - Le premier traitement va consister importer les données provenant d’Excel dans le fichier « DT_marketing téléphonique » créé précédemment. - Ouvrez le fichier en appuyant sur « Ouvrir fichier » QUALIFICATION PRO PAGE 11 - Choisissez « Import XLS », le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer, dans notre cas «test_ marketing téléphonique.xls ». - - Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel. Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. PAGE 12 QUALIFICATION PRO QUALIFICATION PRO PAGE 13 - Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer » PAGE 14 QUALIFICATION PRO Après avoir fermé le fichier et être revenu au menu principal, vous pouvez maintenant lancez le module « Qualifier Fichier » Cette qualification de fichier se fait en deux temps : - sur score3 - sur pages jaunes ensuite - vous pouvez bien sur qualifier soit sur l’un soit sur l’autre en fonction de votre fichier QUALIFICATION PRO PAGE 15 Qualification sur score3.fr Vous récupérez les infos : Forme juridique, capital social, nom du dirigeant et effectif Le fichier résultat porte l’extension .soc PAGE 16 QUALIFICATION PRO Un bouton vous permet de vous rendre directement sur le site score3 pour y acheter les informations payantes propre à la société sélectionnée QUALIFICATION PRO PAGE 17 PAGE 18 QUALIFICATION PRO Qualification de fichiers sur Pages Jaunes. En qualification de fichier adresse par adresse le nombre d’adresses qualifiées est d’environ 150 à l’heure Un « clic droit » prolongé sur la fenêtre de capture des Pages Jaunes permet - d’arrêter la capture quand les adresses défilent à l’écran - de réactualiser l’affichage en cas d’arrêt de la capture. L’icône « Afficher le bureau » à droite du menu « démarrer » (barre d’outils « Lancement rapide ») permet de réduire la fenêtre de capture. Notre logiciel est dépendant du service Internet, il peut arriver qu’il se bloque (à cause, par exemple, d’une rupture du flux d’informations des serveurs), c’est-à- dire que la barre de chargement n’avance plus. Pour relancer la capture, il vous suffit d’effectuer un clic droit avec votre souris et de sélectionner dans le menu contextuel l’option « Actualiser », ce qui, en général, relance la recherche. Si cette manipulation ne fonctionne pas, il faut fermer le programme par la croix rouge en haut à droite et appuyer sur Echappe. Le programme Ditel est alors stoppé, les dernières informations capturées sont enregistrées même si la rubrique n’est pas finie. Vous pouvez ensuite redémarrer Ditel Qualif Pro. Pro et reprendre votre recherche. QUALIFICATION PRO PAGE 19 PAGE 20 QUALIFICATION PRO Vous avez donc 3 fichiers en fin de qualification : - le fichier de base avec des noms et adresses de sociétés - le fichier qualifié sur score3.fr - le fichier qualifié sur pages jaunes QUALIFICATION PRO PAGE 21 Le module Fichier résultat "fusion" va vous permettre de créer un fichier unique en sortie avec les fiches qui ne seront pas en double dans aucun des trois fichiers de base. PAGE 22 QUALIFICATION PRO Un bouton vous permet de vous rendre directement sur le site score3 pour y acheter les informations payantes propre à la société sélectionnée QUALIFICATION PRO PAGE 23 Manipulation des fichiers Ouvrir fichier Cette option permet d’ouvrir le fichier en cours et de visualiser son contenu. Elle permet également de modifier les enregistrements du fichier, puis de les exporter au format Excel. Vous pouvez modifier une fiche, supprimer une fiche ou un ensemble de fiches en tenant enfoncée la flèche gauche du clavier, effacer le fichier, etc… PAGE 24 QUALIFICATION PRO Un clic droit avec la sourie vous permet de sélectionner les colonnes que vois souhaitez voir apparaître à l’écran. QUALIFICATION PRO PAGE 25 L’option « Normaliser » Dé doublonner vous permet de supprimer toutes les fiches en double. Il arrive souvent qu’une même adresse soit inscrite dans différentes rubriques et se trouve donc dupliquée lors de la capture. Les options de dé doublonnage doivent être choisies en fonction du fichier à traiter. Par exemple, si vous avez capturé des adresses de médecins, ne dé doublonnez pas sur le numéro de téléphone, mais sur le nom, sinon vous ne garderez que le premier médecin dans les cabinets de groupe. PAGE 26 QUALIFICATION PRO Pensez à dédoublonner sur l’index d’origine avant d’effectuer la fusion des fichiers QUALIFICATION PRO PAGE 27 Les options de filtrages vous permettent de normaliser vos fichiers avant de les injecter sur l’annuaire ou de les exporter vers Excel. Un fichier des motifs de suppression que vous pouvez modifier est à votre disposition pour effectuer les filtrages des mots à supprimer Le bouton « Majuscule » vous permet de mettre en majuscules les champs sélectionnés. PAGE 28 QUALIFICATION PRO Le bouton séparation du nom prénom vous permet de mettre le nom du dirigeant sur deux champs et de mettre le nom en majuscule et le prénom en minuscule avec la première lettre en majuscule pour une meilleure présentation de vos courriers. QUALIFICATION PRO PAGE 29 Le bouton « Recopie » vous sert à créer de nouvelles listes de contacts à partir de fichiers existants. Vous devez donner un nouveau nom de fichier destination nécessaire à vos manipulations Vous pouvez, par exemple, après avoir fait une capture globale créer deux sous fichiers : - l’un contenant les fiches qui ont une adresse mèl. - l’autre celle qui n’ont pas d’adresses mèl. Ou encore celles qui ont un mot spécifique dans le champ nom adresse ou celles qui commencent par tel numéro de département ou de code postal, etc. A vous de créer les sous fichiers qui vous conviennent en fonction de votre campagne de marketing par mèl, fax ou courrier. PAGE 30 QUALIFICATION PRO L’export Excel vous permet d’exploiter vos fichiers vers d’autres logiciels standard. Vous pouvez par exemple importer vos fichiers dans notre CRM Ditel Prospect QUALIFICATION PRO PAGE 31 Pour une utilisation plus complète des fichiers, les commandes se trouvent dans le menu « Utilitaires » ; les options de ce menu s’adressent à des utilisateurs avertis. Vous pouvez par exemple exporter les adresses en format "ASCII", si vous ne souhaitez pas utiliser le format Excel, ré indexer vos fichiers, etc. La ré indexation des fichiers sert en cas d’erreurs sur les fichiers suite par exemple à une coupure de courant. PAGE 32 QUALIFICATION PRO QUALIFICATION PRO PAGE 33 Qualification d’un fichier Excel avec mise à jour du fichier Excel d’origine. Au préalable, il faut s'assurer que ce fichier comporte un numéro d’ordre unique : cet identifiant unique sera importé dans le champ "Origine" du fichier à qualifier et servira de lien lors de la "remontée" des informations. Si cette donnée n'existe pas, il faut rajouter une colonne dans laquelle vous indiquez un numéro d'ordre unique pour chaque ligne ; le plus simple est de la créer en utilisant la fonction "Remplissage d'une série" dans Excel. Il doit également comporter des colonnes vierges ou vont être écrit les résultats de la qualification.( Nom, prénom, adresse, CP, ville, tel, fax, portable, info opposé au marketing, date récup) Après avoir importé votre fichier Excel d’origine en positionnant votre identifiant unique dans le code origine : (vous faites correspondre les colonnes de votre tableau Excel avec les libelles de Ditel en faisant monter ou descendre vos colonnes avec le petites flèches à coté des Dans Ditel Qualif Pro le premier traitement va consister à importer les données provenant de votre fichier Excel dans un fichier que vous avez créé : "Gestion fichiers" "Nouveau" (ex. : « DT_test_qualif_pro » ). PAGE 34 QUALIFICATION PRO - Ouvrez le fichier en cliquant sur "Ouvrir fichier" - Choisissez "Import", le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer, le bouton à droite de la zone de saisie vous permet de spécifier s'il s'agit d'un fichier Excel 97/2003 (XLS) ou d'un fichier 2010 (XLSX), dans notre exemple « test_qualif_Excel.xlsx ». - Cliquez sur "Ouvrir" QUALIFICATION PRO PAGE 35 - Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel. Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements (lignes) du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. Si vous n’importez que des rues, laissez le champ nom en position 0. Faites correspondre les colonnes de votre fichier Excel avec les champs du fichier d’importation en faisant bouger les flèches "haut" et "bas" du tableau d’import. Attention, n'oubliez pas de bien indiquer la colonne contenant le numéro d’ordre unique de votre fichier Excel sur le champ "Origine" (dernière ligne du tableau). Dans notre exemple, cette information se trouve dans la première colonne (A) du fichier, nous allons donc mettre "1" dans la rubrique "Origine". PAGE 36 QUALIFICATION PRO - Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer » QUALIFICATION PRO PAGE 37 Vous obtenez l’écran suivant : Revenez au menu principal et lancez la qualification de votre fichier sur Pages Jaunes et Score3 (cf. page 13 de cette notice utilisateur) PAGE 38 QUALIFICATION PRO QUALIFICATION PRO PAGE 39 Mise à jour du fichier Excel d’origine. Sélectionnez votre fichier à mettre à jour PAGE 40 QUALIFICATION PRO Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel. Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements (lignes) du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. Si vous n’importez que des rues, laissez le champ nom en position 0. Faites correspondre les colonnes de votre fichier Excel avec les champs du fichier d’importation en faisant bouger les flèches "haut" et "bas" du tableau d’import. Attention, n'oubliez pas de bien indiquer la colonne contenant le numéro d’ordre unique de votre fichier Excel sur le champ "Origine" (dernière ligne du tableau). Dans notre exemple, cette information se trouve dans la première colonne (A) du fichier, nous allons donc mettre "1" dans la rubrique "Origine". QUALIFICATION PRO PAGE 41 La mise à jour s’effectue sur le code origine qui est unique et correspond au no ordre de votre fichier Excel de base PAGE 42 QUALIFICATION PRO Interface CRM EBP Ditel Qualification de Fichiers Pro vous permet de mettre à jour vos fiches clients et prospects de votre CRM EBP Vous pouvez importer les différents contacts de votre CRM EBP pour les compléter des informations téléphone fax adresses mails à partir du site Pages Jaunes et des informations nom du dirigeant, effectif, capital à partir du site Score 3. Choisissez le fichier à mettre à jour dans votre CRM EBP Lancer Ditel Qualif Pro et créer un fichier vierge par exemple Mise à jour pistes EBP QUALIFICATION PRO PAGE 43 Ouvrir ce fichier PAGE 44 QUALIFICATION PRO Cliquer sur le bouton EBP Renseigner les Paramètres du CRM EBP présent sur l’ordinateur - Localisation du CRM EBP sur l’ordinateur - Nom de la base EBP - Identifiant et mot de passe s’ils ont été définis dans votre CRM - Répertoire de travail pour les fichiers interfaces (en général c:\temp\) Puis valider Cocher les cases correspondantes à votre travail Ici : - Mode silencieux … (évite de rouvrir le CRM EBP) - Interface des donnés depuis le CRM vers Ditel - Donnés à traiter : - Pistes Clients / Prospects - QUALIFICATION PRO PAGE 45 - Puis cliquer sur la ligne du bas “ Export depuis le CRM EBP des Pistes Clients/Prospects vers Ditel Cliquer sur OK Cliquer sur OK PAGE 46 QUALIFICATION PRO Fermer cette fenêtre et revenir au menu principal QUALIFICATION PRO PAGE 47 Cliquer sur le bouton Qualifier fichier sur Score3 PAGE 48 QUALIFICATION PRO Puis sur qualifier fichier sur pages jaunes Ditel Qualif Pro se connecte sur Pages Jaunes et recherche adresse par adresse les réponses En fin de recherche ouvrir le fichier résultat (RES) et cliquer sur le bouton Normaliser QUALIFICATION PRO PAGE 49 De doublonner sur l’index d’origine Puis cliquer sur Fermer et revenir au menu principal de Ditel Qualif Pro Sélectionner le fichier DT_Mise à jour Pistes EBP Cliquer sur qualifier fichier PAGE 50 QUALIFICATION PRO Faire la mise à jour du fichier résultat fusion Cliquer sur Mise à jour puis sur ouvrir fichier Cliquer sur le bouton EBP Cocher la case Interface des données depuis le DITEL dans le CRM EBP Et cliquer sur la ligne Mise à jour des Pistes Clients / Prospects à partir des données renseignées dans Ditel QUALIFICATION PRO PAGE 51 Les pistes sont mises à jour à partir des résultats trouvés sur Pages Blanches Les Pistes prospects ont été mise à jour dans le CRM EBP PAGE 52 QUALIFICATION PRO La procédure est identique pour les Pistes Fournisseurs les Contacts les Comptes/Clients Prospect et les Comptes Fournisseurs QUALIFICATION PRO PAGE 53 Configuration d’Internet Explorer Nous avons observé des erreurs de capture de notre produit venant de la configuration d’Internet Explorer. Vous devez toujours avoir la dernière version sur votre ordinateur même si vous utilisez un autre navigateur Voici donc comment configurer Internet Explorer 1-Ouvrer votre navigateur et cliquer sur « outils » en haut à droite de la fenêtre de votre navigateur puis dans le menu déroulant sélectionner option Internet (cf. ci-dessous) PAGE 54 QUALIFICATION PRO QUALIFICATION PRO PAGE 55 Dans la nouvelle fenêtre ainsi ouverte cliquer sur l’onglet avancé… Dans les options de navigation les 2 options Désactiver le débogage des scripts doivent impérativement être cochées 2 3 8 9 1 19 28 43 52 53 57 7 79 87 97 10 10 Q FO Télécha Installat Prise en Fonction 1 Importat des rues 9 Importat données 8 Qualifica avec mi Excel d’ 3 Manipula récupéré 2 La fonct 3 Sélectio maisons 7 Traitem Séparati Sélectio 1 Création agents c 9 Importat 7 Interfac 7 Les Utili 00 Export T 03 Configur Qua ONCTIONN rgement tion main rapide nnement du Log tion d’un fichie s tion de la base s des rues ation d’un fichi ise à jour du fic origine ation des Fichie és tion compare et n des propriéta individuelles ents des fichier ion Hommes Fe n des personne n de secteurs po commerciaux tion d’un fichie e CRM EBP itaires Txt CSV ration d’Interne alific NEMENT D giciel er Excel de ier Excel chier ers t sépare aires de s rs mmes s âgées our les er ASCII et cati DITEL QUAL La ve perme compl du num le site Elle p abonné fichier Nous l’ense départ Avertis nouvel ancien A Prés ion LIFICATION rsion « Qu et de qu étant auto méro de po Internet d permet ég és au té r des rues fournisson mble des tement po ssement : lles versio nnes versio sentatio de N DE FICH ualification ualifier v omatiquem ortable si de France galement léphone d de la comm ns un lie s commu ur l’achat nos logici ons partie ons. on: fic HIERS n de fich vos fichie ment du t ces rense Telecom « de const d’une com mune. n vers le unes de du logicie els évolue llement in hier iers » de ers adress téléphone, ignements « Pages Bla tituer le mmune à es noms France el (page 11 ent rendan ncompatib rs "Ditel" vo ses en , du fax, s existent s anches ». fichier d partir d’ de rues classés p ). nt parfois les avec ous les et sur des ’un de par les les PAGE 2 QUALIFICATION DE FICHIERS Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes : Marche à suivre (cas n°1) : Si vous n'avez jamais installé Ditel sur votre ordinateur : - rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits", - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur "lire la suite") et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n°2) : Si vous avez déjà Ditel installé sur votre ordinateur : - cliquez sur le menu "Démarrer" de votre ordinateur, - sélectionnez "Panneau de configuration" puis "Ajout/suppression de programmes". Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel. - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n°3) : Si vous avez une ancienne version Ditel installée sur votre ordinateur (c'est-à-dire, si vous avez un message d’erreur Windev au lancement de Ditel) : - Cliquez sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimez le logiciel DITEL_Qualif. - Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque C: ouvrez le répertoire "Program files", sélectionnez DITEL_QUALIF faites un clic droit avec la souris et choisissez "Supprimer". - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produit concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel DITEL_Qualif grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « Exécuter ». En agissant ainsi, l’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant, certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « Enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 3 programme, si celui-ci a bloqué cette fonction. Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. A la fin du téléchargement cliquez 2 fois sur le fichier « Ditel_Qualif.MSI » PAGE 4 QUALIFICATION DE FICHIERS Puis sur « suivant » QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 5 Choisissez ensuite « Installation standard » Puis cliquez sur « installer » PAGE 6 QUALIFICATION DE FICHIERS QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 7 Lancez également le programme d’installation du driver du Dongle (la petite clé à mettre sur un port USB de l’ordinateur). Prenez l’installation en Anglais, acceptez la licence et cliquez sur "Install", le logiciel vous indique "Finish". Insérez ensuite la petite clé dans un port USB, après un temps plus ou moins long, Windows vous indique que votre nouveau matériel est installé et prêt à être utilisé. HASPUserSetup.lnk Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel_Qualif » en cliquant sur l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. DITEL_Qualif.lnk PAGE 8 QUALIFICATION DE FICHIERS PRISE EN MAIN RAPIDE Un résumé du fonctionnement du logiciel, pour tous ceux qui n’ont pas le temps de lire la notice ci-dessous. L’écran d’accueil comporte 4 boutons : Le bouton « Gestion fichiers » vous sert à donner des noms à vos fichiers. Le bouton « Ouvrir fichiers » vous sert à manipuler les fichiers créés. Le bouton « Qualifier fichier » sert à effectuer la récupération des adresses. Le bouton « Fermer » pour quitter l’application. Faisons un exemple de récupération des abonnés au téléphone d’une rue : 1 - Appuyez sur le bouton « Gestion fichiers » et donnez un nom de fichier, par exemple, "essai", sélectionnez ce fichier et revenez à l’écran d’accueil : le fichier en cours s’appelle DT_Essai. 2 - Cliquez sur le bouton « Ouvrir fichier », le fichier est vide. 3 - Cliquez sur le bouton « Ajouter » et saisissez un nom de rue, une commune et un département, validez et revenez au menu principal. 4 - Cliquez sur le bouton « Qualifier fichier » 5 - Cochez la case injecter l’adresse et lancez la qualification : les adresses de la rue que vous avez choisie vont défiler à l’écran. En version d’évaluation, elles ne seront pas enregistrées sur le disque de l’ordinateur. Voila, c’est très simple ! Si vous souhaitez approfondir notre logiciel, lisez la notice et surtout les applications qu’en font nos clients. PS : Si les adresses ne défilent pas à l’écran, alors qu'elles sont affichées sur la partie droite de l'écran "Pages Blanches", il y a de très fortes chances que cela provienne de votre système, en l'occurrence votre navigateur "Internet Explorer" doit être mis à jour. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 9 ECRAN D’ACCUEIL Lors du lancement de « DITEL Qualification de Fichiers » plusieurs choix s’offrent à vous : - Les boutons « Gestion fichiers » et « Ouvrir fichier » vous servent à manipuler les fichiers créés. - Le bouton « Qualifier fichier » sert à effectuer la capture des adresses. - « Fermer » quitte l’application. Fichier en cours : il s’agit du nom du fichier sur lequel vous travaillez actuellement. C'est-à- dire, le fichier visualisé lors de l’appui sur « Ouvrir fichier ». Gestion fichiers : vous permet de créer, de sélectionner ou de supprimer un fichier. PAGE 10 QUALIFICATION DE FICHIERS Sélectionnez le fichier sur lequel vous désirez travailler ; dans notre exemple, il faut sélectionner « DT_test_rues ». Si le fichier n’existe pas, vous devez le créer en cliquant sur « Nouveau » et, après avoir saisi votre nom de fichier, tapez sur la touche « Entrée ». Le nom du fichier sélectionné apparaît sur la fenêtre principale dans la zone « Fichier en cours ». QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 11 Importation d’un fichier des rues à partir des fichiers Excel des rues de tous les départements de France se trouvant sur www.ditel.fr Nous avons mis sur notre site les fichiers Excel des rues des communes de tous les départements, y compris les Dom Tom. Vous devez importer le fichier Excel du département de votre choix pour créer le fichier des rues du département. Il vous suffit de vous connecter à votre compte sur le site www.ditel.fr Connectez-vous sur votre espace client. Dans votre compte, cliquez sur le lien "Liste des fichiers de rues" et suivez la procédure affichée à l'écran. (Votre identifiant et votre mot de passe sont affichés en haut de l’écran) Vous téléchargez ensuite le fichier Excel des rues du ou des départements sur lesquelles vous désirez travailler (en l’enregistrant sur le bureau, par exemple). PAGE 12 QUALIFICATION DE FICHIERS Lancez ensuite Ditel Qualif. Créez un fichier vide : "Gestion de Fichiers", "Nouveau", "rues_42", par exemple et validez : QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 13 Ouvrez le fichier rues_42 et cliquez sur Import PAGE 14 QUALIFICATION DE FICHIERS Choisissez le fichier Excel à importer (rues_42.xls dans notre exemple) QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 15 Positionnez les curseurs d’import : Dans notre exemple : Adresse : position 4 Code postal : position 5 ville : position 6 Cliquez sur "Importer" L’import des rues de votre département est terminé. PAGE 16 QUALIFICATION DE FICHIERS Donnez ensuite un nom de fichier de la commune à rechercher sur pages blanches : "Bonson" dans notre exemple Ouvrez le fichier "rues_42". Cliquez sur le bouton "Recopier". Dans le champ "Ville contient", donnez le nom de la commune à recopier ("BONSON" dans notre exemple) et le fichier destination (sélectionnez avec le "…" à droite du fichier) Cliquez sur "Recopier" QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 17 Votre fichier est renseigné avec les éléments "adresse", "code postal", "ville" qui sont indispensables à la recherche sur "Pages Blanches". Fermez le fichier et lancez la qualification. PAGE 18 QUALIFICATION DE FICHIERS QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 19 Importation de la base de données des rues (remplace la méthode précédente d’import des fichiers rues) Pour simplifier le travail de nos clients, nous avons créé une base de données des rues de toutes les communes de France que vous pouvez importer dans le logiciel par département. Les noms de rues de toutes les communes de France classés par départements de France se trouvent sur votre espace client en format Excel pour les détenteurs de la version réelle. Importation d’un fichier des rues à partir des fichiers Excel des rues de tous les départements de France se trouvant sur www.ditel.fr : Vous devez importer le fichier Excel du département de votre choix pour créer le fichier des rues du département. Il vous suffit de vous connecter à votre compte sur le site ditel.fr Connectez-vous sur votre espace client en vous identifiant comme pour les commandes avec votre adresse mail et votre mot de passe. Dans votre compte, cliquez sur le lien Liste des fichiers de rues et suivez la procédure affichée à l'écran. (Votre identifiant et votre mot de passe sont affichés en haut de l’écran) PAGE 20 QUALIFICATION DE FICHIERS Vous téléchargez ensuite le fichier Excel des rues du ou des départements sur lesquelles vous travaillez en l’enregistrant sur le bureau par exemple. Lancez ensuite le logiciel Ditel Qualif. Sélectionnez dans les fichiers annexes le bouton « Régions/Départ./Villes/Rues » QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 21 Le bouton "Importer" vous permet d’importer le fichier Excel du département que vous avez copié sur votre espace client. Les champs "rue", "code postal", "ville" se trouvent toujours dans les colonnes D, E et F du fichier Excel. PAGE 22 QUALIFICATION DE FICHIERS Le bouton "Import XLS" vous permet de définir l’import de votre propre fichier des rues au Format Excel ; ceci est utile, par exemple, avec le fichier "Exavia" fourni par la poste Le bouton "Supprimer" vous permet de supprimer dans la base, toutes les rues d’un département ; pour alléger les fichiers de travail ou pour pouvoir réimporter un fichier mis à jour... QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 23 Pour créer votre fichier de recherche, vous employez toujours la même méthode : dans la fenêtre principale, vous cliquez sur le bouton "Gestion fichiers". - Soit vous utilisez un fichier déjà existant (en "double-cliquant" sur le fichier choisi ou en appuyant sur "Sélectionner"), - soit, après avoir appuyé sur le bouton "Nouveau", vous donnez un nom de fichier de la commune ou de la région que vous souhaitez récupérer sur Pages Blanches. Dans notre exemple : "Bonson" PAGE 24 QUALIFICATION DE FICHIERS - Vous revenez sur l'écran principal. - Vous ouvrez le fichier (appui sur le bouton "Ouvrir fichier"), le fichier doit être vide. - Vous cliquez sur le menu du haut "Traitements" "Ajouter / rues" Vous cliquez sur la région "Rhône Alpes", puis sur le département "42", puis sur "BONSON", les rues s’affichent à droite de l’écran Avec la touche "Majuscules" ("shift") du clavier ou la commande contrôle + A, vous mettez en surbrillance toutes les lignes (rues) sur lesquelles vous voulez travailler, puis vous cliquez sur le bouton "Ajouter". QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 25 Votre fichier de recherche contient alors toutes les rues de la commune de Bonson, et vous pouvez lancer la qualification pour obtenir le fichier de tous les abonnés de la commune Si vous souhaitez créer un ensemble de communes, vous pouvez ajouter d’autres communes dans le même fichier de recherche. PAGE 26 QUALIFICATION DE FICHIERS Fermez le fichier et lancez la qualification. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 27 Vous récupérez alors toutes les personnes habitant la commune, les informations sont enregistrées dans un fichier "résultats" dont le nom reprend le nom du fichier d'origine auquel est rajouté le suffixe "_RES". Dans notre exemple, une fois la qualification terminée, le fichier d'origine s'appelle "DT_bonson" et le fichier des résultats s'appelle "DT_bonson_RES". PAGE 28 QUALIFICATION DE FICHIERS Qualification d’un fichier Excel avec mise à jour du fichier Excel d’origine. Au préalable, il faut s'assurer que ce fichier comporte un numéro d’ordre unique : cet identifiant unique sera importé dans le champ "Origine" du fichier à qualifier et servira de lien lors de la "remontée" des informations. Si cette donnée n'existe pas, il faut rajouter une colonne dans laquelle vous indiquez un numéro d'ordre unique pour chaque ligne ; le plus simple est de la créer en utilisant la fonction "Remplissage d'une série" dans Excel. Il doit également comporter des colonnes vierges ou vont être écrit les résultats de la qualification.( Nom, prénom, adresse, CP, ville, tel, fax, portable, info opposé au marketing, date récup) Dans Ditel Qualif, le premier traitement va consister à importer les données provenant de votre fichier Excel dans un fichier que vous avez créé : "Gestion fichiers" "Nouveau" (ex. : « DT_test_ditel_qualif » ). QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 29 - Ouvrez le fichier en cliquant sur "Ouvrir fichier" - Choisissez "Import", le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer, le bouton à droite de la zone de saisie vous permet de spécifier s'il s'agit d'un fichier Excel 97/2003 (XLS) ou d'un fichier 2010 (XLSX), dans notre exemple « test_qualif_Excel_origine.xls ». PAGE 30 QUALIFICATION DE FICHIERS - Cliquez sur "Ouvrir" - Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel. Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements (lignes) du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. Si vous n’importez que des rues, laissez le champ nom en position 0. Faites correspondre les colonnes de votre fichier Excel avec les champs du fichier d’importation en faisant bouger les flèches "haut" et "bas" du tableau d’import. Attention, n'oubliez pas de bien indiquer la colonne contenant le numéro d’ordre unique de votre fichier Excel sur le champ "Origine" (dernière ligne du tableau). Dans notre exemple, cette information se trouve dans la première colonne (A) du fichier, nous allons donc mettre "1" dans la rubrique "Origine". QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 31 Dans notre exemple, le champ adresse concatène (ajoute / met côte à côte) les colonnes 10, 11 et 12 (J, K et L) du fichier Excel. - Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer » PAGE 32 QUALIFICATION DE FICHIERS Vous obtenez l’écran suivant : Attention, si votre fichier Excel de base comporte le nom et le prénom dans le même champ vous devez obligatoirement séparer le nom du prénom. En effet, l’annuaire Internet exige que le nom et le prénom soient inscrits dans deux champs différents ; si l’on injecte le nom et le prénom dans le champ prévu pour le nom, on n’obtient aucune réponse. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 33 - Sélectionnez l’option "Séparation des prénoms" Ce traitement utilise une base de données de prénoms qui se trouve dans les « Fichiers annexes » ; vous pouvez, bien sûr, modifier, ajouter ou supprimer des prénoms. - Lancez le traitement extraction des prénoms PAGE 34 QUALIFICATION DE FICHIERS En fonction des prénoms contenus dans votre fichier prénoms et de la qualité de votre fichier de base, vous séparez un certain pourcentage de nom / prénom. Pour obtenir un fichier compatible avec l'annuaire (zone nom ne contenant que le nom), vous pouvez : • soit rajouter dans la base les prénoms, puis relancer le traitement d’extraction des prénoms, • soit modifier manuellement les fiches. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 35 Qualification du fichier Vous pouvez maintenant lancez le module "Qualifier fichier". Vous pouvez choisir de spécifier comme critères de recherche : - le prénom et l’adresse, si vous souhaitez des réponses exactes à 100%, - l’un des deux paramètres seulement, si vous souhaitez obtenir le maximum de réponses et utiliser ensuite les options de comparaisons de fichiers. Vous pouvez également opter pour l’enregistrement ou non des adresses « Opposées au Marketing direct ». Nous ne conseillons pas d’enregistrer les réponse approchées dans la cas d’une mise à jour de votre fichier Excel d’origine Ditel se connecte automatiquement sur l'annuaire via Internet et vous crée un fichier d'adresses exportable au format Excel comprenant les champs suivants : "Nom", "adresse", "code postal", "localité", "téléphone", "fax", "portable", "adresse mail" (dans la mesure où ces champs sont renseignés), "date et heure" de capture, "nombre de fiches capturées". En recherche "par rue", Ditel peut enregistrer entre 1500 et 3000 adresses à l'heure en fonction de la rapidité de votre accès Internet et de la densité d'informations contenues dans les rubriques recherchées. PAGE 36 QUALIFICATION DE FICHIERS En qualification de fichier "adresse par adresse" le nombre d’adresses qualifiées est généralement compris entre 100 et 200 adresses à l’heure. Un « clic droit » prolongé sur la fenêtre de capture des "Pages Blanches" permet : - d’arrêter la capture quand les adresses défilent à l’écran - de réactualiser l’affichage en cas d’arrêt de la capture. L’icône « Afficher le bureau » de la barre d’outils « Lancement rapide » à droite du menu « démarrer » permet de réduire la fenêtre de capture. Notre logiciel est dépendant du service Internet, il peut arriver qu’il se bloque (à cause, par exemple, d’une rupture du flux d’informations des serveurs), c’est-à-dire que la barre de progression du chargement n’avance plus. Pour relancer la capture, il vous suffit d’effectuer un clic droit avec votre souris et de sélectionner dans le menu contextuel l’option « Actualiser », ce qui, en général, relance la recherche (raccourci clavier : touche F5). QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 37 Une fois la recherche terminée, revenez au menu principal de Ditel Qualification de fichiers. Ouvrez le fichier résultat Puis cliquez sur « normaliser puis sur dédoublonner PAGE 38 QUALIFICATION DE FICHIERS Puis dé doublonner sur l’index d’origine cochez la case « Avec fusion des informations des fiches supprimées » ce qui permet de garder toutes les infos contenues dans les différents champs de l’enregistrement supprimé. Revenez au menu principal et sélectionner le fichier d’origine QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 39 Sélectionnez le menu traitement (menu du haut) puis mise à jour d'un fichier Excel Choisissez le fichier Excel à mettre à jour: Lancez la fusion de votre fichier résultat qualifié sur Pages Blanches avec votre fichier Excel d’origine en choisissant les champs à exporter : PAGE 40 QUALIFICATION DE FICHIERS Attention de bien avoir prévu les champs Nom, prénom, adresse, CP, ville, tel, fax, portable, info opposé au marketing, date récup sur votre fichier Excel d’origine pour pouvoir les renseigner en utilisant le code origine des fiches récupérées sur Pages Blanches La mise à jour s’effectue sur le code origine qui est unique et correspond au no ordre de votre fichier Excel de base QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 41 Remarque nous avons ici qualifie le fichier Excel de base à partir d’un fichier qualifié sur pages blanches comportant tous les champs du fichier : Nom prénom adresse code postal ville Vous pouvez faire un deuxième passage sur pages blanches en qualifiant ave le nom adresse code postal ville sans utiliser le prénom de la personne ce qui nous donne plus de réponse mais moins de fiabilité si deux personnes u même nom habitent à la même adresse PAGE 42 QUALIFICATION DE FICHIERS Vous pouvez encore faire un troisième passage en qualifiant uniquement sur nom prénom code postal ville sans tenir compte de l’adresse mais là vous risquez d’avoir des erreurs s sur la fiabilité des réponses QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 43 Manipulation des fichiers récupérés. Ouvrir fichier : Cette option permet d’ouvrir le fichier en cours et de visualiser son contenu. Elle permet également de modifier les enregistrements du fichier, puis de les exporter au format Excel. Vous pouvez modifier une fiche, supprimer une fiche ou un ensemble de fiches en sélectionnant plusieurs fiches (selon la norme « Windows » : sélection par le pointeur souris en tenant enfoncée la flèche gauche des majuscules du clavier, ou en tenant appuyée la touche Ctrl pour sélectionner les fiches de manière unitaire). PAGE 44 QUALIFICATION DE FICHIERS Le bouton « Normaliser » "Déboulonner" vous permet de supprimer toutes les fiches en double. Il arrive souvent qu’une même adresse soit inscrite dans différentes rubriques et se trouve donc dupliquée lors de la capture. N’oubliez pas de dé doublonner le fichier sur la nom ou le numéro de téléphone QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 45 PAGE 46 QUALIFICATION DE FICHIERS Séparation des noms prénoms La séparation des prénoms vous permet de séparer le champ nom prénom en fonction des prénoms contenus dans le fichier de prénoms. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 47 L’option filtrage Vous pouvez vous créer votre propre fichier des motifs pour normaliser le champ adresse par exemple. Le bouton « Fusion N + P », fait l’opération inverse et concatène (regroupe) le non et le prénom dans la zone « Nom ». Les options de filtrages vous permettent de normaliser vos fichiers avant de les injecter sur l’annuaire ou de les exporter vers Excel. Le bouton « Majuscules » vous permet de mettre en majuscules les champs sélectionnés. PAGE 48 QUALIFICATION DE FICHIERS Le bouton « Recopie » vous sert à créer de nouvelles listes de contacts à partir de fichiers existants. Vous devez donner un nouveau nom de fichier « destination » nécessaire à vos manipulations. Vous pouvez, par exemple, après avoir fait une capture globale, créer des "sous fichiers" : Un contenant les fiches qui ont un nom de commune spécifique. Ou encore celles qui ont un mot spécifique dans le champ « nom adresse » ou celles qui commencent par tel numéro de département ou de code postal, etc. A vous de créer les "sous fichiers" qui vous conviennent en fonction de votre campagne de marketing par mèl, fax ou courrier. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 49 L’export Excel vous permet d’exploiter vos fichiers vers d’autres logiciels standards. PAGE 50 QUALIFICATION DE FICHIERS Vous pouvez également sélectionner les colonnes à exporter sous Excel si votre application demande à n’avoir qu’une partie des champs du tableau. Faites un clic droit sur le tableau et sélectionnez les colonnes que vous souhaitez conserver pour l’export. En cliquant sur exporter la table vers Excel votre fichier Excel ne contiendra que les colonnes que vous avez sélectionnées. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 51 PAGE 52 QUALIFICATION DE FICHIERS La fonction « Compare et sépare » : Vous choisissez vos fichiers à comparer, puis vos critères de comparaison, là encore, il est préférable de normaliser le fichier avec des données en majuscules sur les champs de comparaison. Vous obtenez en sotie de comparaison 3 fichiers : A sans B : ce sont les fiches présentes dans le 1er fichier qui n’ont pas de concordance, d’après les critères choisis, dans le 2eme fichier. A et B : ce sont les fiches présentes à la fois dans le premier et dans le 2 me fichier. B sans A : ce sont les fiches présentes dans le 2 me fichier qui n’ont pas de concordance, dans le premier fichier Si vous avez crée des fichiers à 2 mois d’intervalle par exemple le fichier B sans A représentera les nouveaux venus sur le secteur. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 53 Sélection des propriétaires de maisons individuelles. Après avoir récupéré l’ensemble des abonnés au téléphone de la commune et après avoir séparé les noms prénoms et normalisé votre fichier Cliquez sur le titre de la colonne « Prénom » en haut du tableau, ce qui trie les prénoms par ordre alphabétique. PAGE 54 QUALIFICATION DE FICHIERS Mettez les lignes sans prénom en surbrillance (flèche majuscule gauche ou droite du clavier + sélection par la souris ou les flèches de déplacement) et supprimez les lignes sans prénom. Vous n’avez plus que les particuliers habitants la commune Dans l’option « normaliser » Dé doublonnez le fichier sur le téléphone QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 55 Cliquez sur « Fermer » et revenez au menu principal. PAGE 56 QUALIFICATION DE FICHIERS Vous allez pouvoir séparé le fichier initial en deux sous fichiers correspondants à ceux qui habitant une maison individuelle c’est à dire qui sont seuls à l’adresse et habitat collectif ctd plusieurs personnes à la même adresse Cliquez sur Traitements et sélectionnez « Habitat individuel / collectif ». Le fichier Bonson_RES est séparé en deux fichiers les individuelles ctd habitant une maison et les collectifs. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 57 Il ne vous reste plus qu’à exploiter le fichier des personnes habitants une maison individuelle qui sont à 95% propriétaires de leur logement. Attention les personnes opposées au marketing sont clairement identifies dans le champ info : PAGE 58 QUALIFICATION DE FICHIERS Traitements des fichiers. Nous avons inclus plusieurs modules complémentaires de traitement sur les fichiers qui vous seront utiles en fonction de votre prospection : - âge des personnes en fonction de leur prénom, - revenus par rapport au lieu d'habitat, - nouveaux habitants du quartier par comparaison des fichiers capturés à deux dates différentes. Vous devez au préalable séparer le nom du prénom (module ouvrir fichier, normaliser) Le module extraction des prénoms vous permet de gérer vos propres critères de sélection en fonction de vos campagnes de marketing : Homme, femmes, Personnes âgées ou jeunes en fonction de l’histoire des prénoms (fichier des prénoms correspondant à des personnes âgées fourni avec le logiciel) Séparation du fichier d’une commune entre hommes et femmes Les champs nom prénom étant séparés en fonction de la base de données des prénoms fournie avec le logiciel (voir plus haut) QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 59 Vous pouvez séparer les hommes les femmes. Pour cela créez deux fichiers vides : test_commune_hommes et test_commune_femmes dans le menu gestion de fichiers, en cliquant sur nouveau. PAGE 60 QUALIFICATION DE FICHIERS Revenez au menu principal après avoir sélectionné votre fichier de travail DT_test_qualif Ouvrez le menu traitement et sélectionnez extraction prénoms QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 61 PAGE 62 QUALIFICATION DE FICHIERS Commençons par les hommes, le fichier à traiter est test_commune_RES le fichier résultat est test_commune_hommes (sélectionnez le avec le bouton … à droite de la ligne Fichier des résultats QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 63 Le bouton du milieu fichier des prénoms à extraire ouvre le tableau des prénoms En sélection 1 nous avons coché les prénoms masculins En sélection 2 les prénoms féminins En sélection 3 les prénoms anciens En sélection 4 colonne vide vous pouvez y sélectionner 1 seul prénom pour souhaiter la fête aux Daniel et Danielle le 11 décembre En sélection 5 tous les prénoms Attention de ne pas valider la case traitement colonne entière sinon vous sélectionnez ou désélectionnez toute la colonne et il faut tout re cocher manuellement (Vous pouvez bien sur importer vos propres fichiers Excel des prénoms, les fichiers Excel se trouvent dans le répertoire Ditel Qualif.) PAGE 64 QUALIFICATION DE FICHIERS Cochez la sélection colonne 1 (les hommes) et le champ prénom et lancez l’extraction bouton extraire fiche QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 65 PAGE 66 QUALIFICATION DE FICHIERS Recommencez la même opération avec le fichier test_commune_femmes en sélectionnant cette fois la colonne 2 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 67 Vos deux fichiers hommes et femmes sont terminés Attention si des fiches hommes se retrouvent dans les femmes et vice versa vérifiez les cases cochés dans le fichier des prénoms à extraire. PAGE 68 QUALIFICATION DE FICHIERS Sélection des personnes âgées avec l’extraction de prénoms anciens : Nous avons mis par exemple les prénoms anciens en prénoms colonne 3. Vous avez au préalable crée un fichier vide ici test_prénoms_anciens. Vous lancez l’extraction en fonction de la colonne 3 qui contient le fichier des prénoms anciens. Attention au préalable de bien avoir normalisé vos fichiers. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 69 PAGE 70 QUALIFICATION DE FICHIERS QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 71 Secteurs pour les agents commerciaux : Commencez par recopier les rues de la ou des communes sur lesquels vont travailler vos agents commerciaux à partir du fichier Excel des rues de votre département (fichier fourni avec l’achat du logiciel) PAGE 72 QUALIFICATION DE FICHIERS Cliquez sur le bouton Recopier donnez le nom de la commune à recopier et le fichier destination (sélectionnez avec le … a droite du fichier) Cliquez sur Recopier Sure le menu principal choisissez fichiers annexes rues QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 73 Vous cochez les rues par zone de prospection en vous aidant de mappy par exemple : PAGE 74 QUALIFICATION DE FICHIERS Et vous lancez la création des rues par zone bouton création FR après avoir crée un fichier vide pour chaque zone QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 75 Vous recommencez cette opération pour la zone 2 3 4 5 PAGE 76 QUALIFICATION DE FICHIERS Il ne reste plus qu’a lancer la création de fichier zone par zone pour votre prospection commerciale QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 77 PAGE 78 QUALIFICATION DE FICHIERS Le fichier résultat est directement exportable sous Excel pour vos commerciaux QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 79 PAGE 80 QUALIFICATION DE FICHIERS Importation d’un fichier ASCII à qualifier Vous pouvez importer dans « Ditel Qualif » votre propre fichier d’adresses au format Txt pour le qualifier. Lancez Ditel Qualif. Cliquez sur Gestion Fichier Créez un nouveau fichier test_commune par exemple Ouvrez ce fichier vide bouton ouvrir fichier QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 81 Cliquer Import (en bas à gauche) PAGE 82 QUALIFICATION DE FICHIERS Rechercher le fichier à importer : Fichier BONSON.txt, ne pas oublier de sélectionner dans « types de fichiers » fichiers texte (*.TXT). (Le fichier d’exemple de trouve dans le répertoire Ditel qualif) Le sélectionner puis cliquer « Ouvrir » Renseigner les champs suivants : « Adresse » « Code Postal » « Ville » Puis cocher : « Séparateur d’enregistrement » ~ CR « Séparateur des Champs » ~ TAB Cochez « Le code postal ne contient que des lettre ou des chiffres » Cliquer « Importer » Dans notre exemple l’adresse est en position 3 le code postal en 4 et la ville en 5 Vous pouvez faire varier la position des champs avec les petits curseurs de la première colonne Cliquez sur le bouton Importer QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 83 Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements du fichier TXT et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. PAGE 84 QUALIFICATION DE FICHIERS Si le fichier contient déjà des adresses cliquez sur le bouton Mise à zéro Cliquez ensuite sur le bouton Import Fermez la fenêtre et revenez au menu principal QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 85 Ouvrez le fichier ainsi crée pour corriger les anomalies éventuelles 1ere ligne à supprimer etc. Fermez cette fenêtre Vous pouvez alors lancer la Qualification de fichier PAGE 86 QUALIFICATION DE FICHIERS QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 87 PAGE 88 QUALIFICATION DE FICHIERS Interface CRM EBP Ditel Qualification de Fichiers vous permet de mettre à jour vos fiches clients et prospects de votre CRM EBP Vous pouvez importer les différents contacts de votre CRM EBP pour les compléter des informations téléphone fax adresses mails à partir du site Pages Jaunes. Choisissez le fichier à mettre à jour dans votre CRM EBP Lancer Ditel Qualif et créer un fichier vierge par exemple Mise à jour pistes EBP QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 89 Ouvrir ce fichier Cliquer sur le bouton EBP Renseigner les Paramètres du CRM EBP présent sur l’ordinateur - Localisation du CRM EBP sur l’ordinateur - Nom de la base EBP - Identifiant et mot de passe s’ils ont été définis dans votre CRM - Répertoire de travail pour les fichiers interfaces (en général c:\temp\) PAGE 90 QUALIFICATION DE FICHIERS Puis valider Cocher les cases correspondantes à votre travail Ici : - Mode silencieux … (évite de rouvrir le CRM EBP) - Interface des donnés depuis le CRM vers Ditel - Donnés à traiter : - Pistes Clients / Prospects - - Puis cliquer sur la ligne du bas “ Export depuis le CRM EBP des Pistes Clients/Prospects vers Ditel QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 91 Cliquer sur OK Cliquer sur OK Fermer cette fenêtre et revenir au menu principal PAGE 92 QUALIFICATION DE FICHIERS Cliquer sur le bouton Qualifier fichier Conseil : qualifiez vos fichiers à partir des champs nom adresse en enregistrant les opposés au marketing direct puisse que ce sont vos propres clients. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 93 Ditel Qualif se connecte sur Pages Blanches et recherche adresse par adresse les réponses En fin de recherche ouvrir le fichier résultat (RES) et cliquer sur le bouton Normaliser PAGE 94 QUALIFICATION DE FICHIERS De doublonner sur l’index d’origine Lancer la séparation nom prénom Puis cliquer sur Fermer et revenir au menu principal de Ditel Qualif Sélectionner le fichier résultat (DT_Mise à jour Pistes EBP_RES) Cliquer sur Ouvrir fichier QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 95 Cliquer sur le bouton EBP Cocher la case Interface des données depuis le CRM vers Ditel Et cliquer sur la ligne Mise à jour des Pistes Clients / Prospects à partir des données renseignées dans Ditel Les pistes sont mises à jour à partir des résultats trouvés sur Pages Blanches PAGE 96 QUALIFICATION DE FICHIERS Les Pistes prospects ont été mise à jour dans le CRM EBP QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 97 La procédure est identique pour les Pistes Fournisseurs les Contacts les Comptes/Clients Prospect et les Comptes Fournisseurs PAGE 98 QUALIFICATION DE FICHIERS Les Utilitaires Pour une utilisation plus complète des fichiers, les commandes se trouvent dans le menu « Utilitaires » ; L’option « Ré indexation » vous permet de remettre en état vos fichiers qui ont pu être détériorés lors d’une coupure de courant, par exemple. Généralement, si le fichier est endommagé, le programme vous envoie des messages d’erreurs vous demandant de ré indexer les fichiers. L’export Txt vous permet d’exporter tous les fichiers ‘adresses, paramètres… » au format "ASCII" et vous affranchir ainsi de certaines limitations du format Excel (limitation du nombre de fiches, export vers une application sous Linux etc.) Les paramètres de temporisation sont standards vous pouvez les augmenter si votre accès Internet est très lent. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 99 PAGE 100 QUALIFICATION DE FICHIERS Export des fichiers en format texte ou CSV Selectionner le fichier résultat à exporter après l’avoir normalize Le fichier adresse à exporter sera toujours nomé Adr QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 101 Sur le tableau d’export choisissez le séparateur de Zone ici virgule pour l’extension CSV Puis séléctionnez les champs à exporter : Ouvrez le poste de travail, disque C: repertoire Ditel qualif et selectionnez le fichier ADR.CSV que vous pouvez renomer du nom de votre campagne d’appel avant de l’importer dans votre logiciel de call center. PAGE 102 QUALIFICATION DE FICHIERS QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 103 Configuration d’Internet Explorer Nous avons observé des erreurs de capture de notre produit venant de la configuration d’Internet Explorer. Vous devez toujours avoir la dernière version sur votre ordinateur même si vous utilisez un autre navigateur Voici donc comment configurer Internet Explorer 1-Ouvrer votre navigateur et cliquer sur « outils » en haut à droite de la fenêtre de votre navigateur puis dans le menu déroulant sélectionner option Internet (cf. ci-dessous) PAGE 104 QUALIFICATION DE FICHIERS QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 105 Dans la nouvelle fenêtre ainsi ouverte cliquer sur l’onglet avancé… Dans les options de navigation les 2 options Désactiver le débogage des scripts doivent impérativement être cochées Ditel Nav est un logiciel de navigation automatique sur le web qui vous permet d'augmenter le référencement naturel de votre site et des mots clés qu'il contient en rapport avec votre activité et d'augmenter ainsi son positionnement. Vous vous retrouvez ainsi sur les premières pages des moteurs de recherche Google ou autre. Vous créez votre scénario de navigation sur le web comme vous le feriez manuellement. Une fois que vous avez défini le scénario son exécution est entièrement automatique et vous observez les résultats en une quinzaine de jours. Définition : Le référencement est l'ensemble des techniques qui permettent d'inscrire un site dans les moteurs de recherche ou dans les annuaires. Le référencement est souvent associé avec le positionnement qui, quant à lui, représente l'art d'améliorer la place du site dans les réponses fournies par les moteurs de recherche. Avertissement : Nos logiciels évoluent rendant parfois les nouvelles versions incompatibles avec les anciennes. À Présentation: 2 Téléchargement 3 Installation 6 Utilisation 10 Prise en main rapide 15 Caractères spéciaux 16 Configuration Internet Explorer 18 Exemple concret Ditel NAVigation automatique NAVIGATION PAGE 2 NAVIGATION Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes : Marche à suivre (cas n° 1): Si vous n'avez jamais installé Ditel Nav sur votre ordinateur: Rendez-vous sur notre site à la rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné : version monoposte (cliquer sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter. Choisissez standard pour l'installation Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel Nav avec icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la maintenance 2007 Marche à suivre(cas n° 2): Si vous avez déjà Ditel Nav installé sur votre ordinateur: Cliquer sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimer le logiciel Ditel Nav. Une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site à la rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné : version monoposte (cliquer sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter. Choisissez standard pour l'installation Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel Nav avec icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la maintenance 2007 Marche à suivre(cas n° 3): Si vous avez une ancienne version Ditel Nav installé sur votre ordinateur (ctd. si vous avez une erreur Windev au lancement de Ditel Nav) : Cliquer sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimer le logiciel Ditel Nav. Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque c: sélectionnez Program files, dans le répertoire Program files, sélectionnez DITEL NAV faites un click droit avec la souris et choisissez supprimé. Une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site à la rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné : version monoposte (cliquer sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter, choisissez standard pour l'installation Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel Nav avec icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille d'enregistrement NAVIGATION PAGE 3 Téléchargez ensuite Ditel Nav, lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « exécuter ». En agissant ainsi, l’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme si celui-ci a bloqué cette fonction. Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. A la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre ci-dessous, Cliquez 2 fois sur DITEL NAV_Nav.MSI PAGE 4 NAVIGATION Cliquez sur « Exécuter », pour lancer l’installation. Choisissez ensuite « installation standard » NAVIGATION PAGE 5 Si vous obtenez l’écran ci-dessous, c’est que vous avez une ancienne version sur votre ordinateur, reportez vous au début de cette notice pour la supprimer. PAGE 6 NAVIGATION Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel Nav Nav » par l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. DITEL_Nav.lnk ECRAN D’ACCUEIL Lors du lancement de « DITEL NAV Nav » le logiciel fonctionne en mode évaluation c'est à dire limité à l’exécution de trois boucles. Répondez non si vous n’avez pas acheté la licence du logiciel, sinon saisissez vos codes d’enregistrement Un seul écran s’affiche : c’est un émulation d’Internet Explorer dans laquelle vous allez construire votre Script. NAVIGATION PAGE 7 En haut se trouve: - Editer script : cet onglet va vous permettre de renseigner votre script. - Exécuter script : va lancer le script précédemment renseigné et vous permettre de remonter de façon automatisée dans le référencement. - Une case avec un chiffre : c’est le nombre de boucle effectuée, c'est-à-dire le nombre de fois ou le Script se répète. - La barre d’Adresse : contenant le nom du moteur de recherche sur lequel vous allez faire naviguer votre référencement. Par exemple : www.google.fr, www.msn.fr, etc. - » pour entrer sur le site de référencement sélectionné. Cliquez sur le bouton éditer script en haut à gauche PAGE 8 NAVIGATION La fenêtre de construction du script s’ouvre. Les flèches et vous permettent de sélectionner le Script en cours. 10 commandes (à saisir dans la colonne ordre) sont à votre disposition : - URL : renseignez l’adresse complète sur le moteur où va se porter votre référencement. - CLIC : vous devez donner l’abscisse et l’ordonnée du point ou va s’effectuer le clic. Ces coordonnées varient en fonction de la taille de votre écran (explications en page 11 de la notice). - TEMPO : vous créez une temporisation en centième de secondes qui va vous permettre de vous arrêter sur la consultation de la page comme vous le feriez si vous consultiez le site. Cette temporisation est aléatoire. - PREC : pour aller sur la page précédente. - SUIV : pour aller sur la page suivante (s’il y a une page précédente). - TEXTE : vous mettez le ou les mots clés à rechercher : votre nom de site ou un ensemble de mots qui se rapportent à votre site (voir exemple en fin de notice). NAVIGATION PAGE 9 - GOTO : renvoie à la ligne demandée suivi du nombre de fois d’exécution du renvoi. - TAB : vous utilisez la commande TAB suivi du nombre de tabulation. - ENTRE : valide la touche entrée. - ALTF4 : va permettre de fermer la fenêtre en cours de visualisation, nous l’utilisons par exemple pour cliquer sur le blog de Ditel ce qui ouvre une fenêtre pop-up et la ligne suivante du script utilisant la commande ALTTF4 ferme le Blog ce qui fait qu’en cours d’utilisation du script celui-ci se ferme automatique s’il n’est plus sur le site Ditel. A chaque nouveau renseignement dans l’édition du script faire « F12 Enregistrer » (sur le bouton en bas à droite de la fenêtre « Editer script » non sur le clavier) pour enregistrer et revenir à la page principale. Lancez Exécuter Script pour vérifier la bonne position de vos clics PAGE 10 NAVIGATION Prise en main rapide du logiciel: Saisissez l’url du moteur de recherche www.google.fr par exemple N° Ordre Numérique 1 Numérique 2 Texte Explication /Conseil 1 URL à renseigner url du moteur de recherche ou va porter votre référencement. Dans notre exemple www.google.fr N° Ordre Numérique 1 Num ériqu e 2 Texte Explication /Conseil 2 TEXTE à renseigner Texte sur lequel vous voulez positionner votre site Dans notre exemple logiciel de communication Ces mots doivent être contenus dans vos pages ou dans les mots clés de vos pages. Nous avons par exemple référencé les mots logiciels de communication et logiciel de communication (sans s) pour arriver en pages 1 de google URL / Adresse TEXTE NAVIGATION PAGE 11 Commande clic : La position du curseur ou votre souris va faire un clic : chiffres en bas à gauche de votre écran Conseil : après chaque commande clic mettez une commande tempo assez importante pour simuler la lecture de la page comme le ferai un internaute. (1000 2000 par exemple, ce qui arrête la consultation entre 10 et 20 secondes) Enregistrez votre script et lancez-le par le bouton exécuter pour vérifier au fur et à mesure sa cohérence et son bon fonctionnement. N° Ordre Numérique 1 Numérique 2 Texte Explication /Conseil 3 CLIC abscisse à renseigner ordonnée à renseigner A chaque clic renseigner les nouvelles abscisses et ordonnées. Chiffres en bas à gauche de votre écran correspondant à la position de la souris. Dans notre exemple 417 205 Abscisse (X) : nombre à renseigner dans numérique 1 Ordonnée (Y) : nombre à renseigner dans numérique 2 Pour changer de page vous devez positionner un clic sur l’ascenseur, suivi d’une tempo puis un clic sur la page suivante également suivi d’une tempo *Lorsque votre site se trouve loin dans les pages, il faut créer un script qui va de page en page sans aller directement sur la page ou se trouve votre site, comme le ferai un internaute qui cherche quelque chose PAGE 12 NAVIGATION La commande Tempo : C’et une commande à ne jamais oublier entre chaque ligne C’est elle qui arrête le déroulement du script pendant une durée aléatoire comprise entre le temps donné en Numérique 1 et celui de Numérique 2. Attention de ne pas vouloir aller trop vite vous risqueriez d’être pris pour un robot qui scanne votre site et vous obtiendriez le résultat contraire à celui recherché : le dé référencement de votre site. N° Ordre Numérique 1 Numérique 2 Texte Explication /Conseil 4 TEMPO à renseigner à renseigner Vous permet de créer une temporisation aléatoire en centième de seconde qui va vous permettre de vous arrêter sur la consultation de la page comme vous le feriez si vous consultiez le site. Pour cette raison, il est indispensable mettre une commande tempo après chaque clic Dans notre exemple 1000 2000 9 GOTO Ligne de renvoi de la commande Nombre de fois que la commande va être exécutée GOTO suivi d’un numéro de ligne en Numérique 1nous renvoie à la ligne demandée. En général en ligne 1 c'est-à-dire à la première page du script. En numérique 2 le nombre de fois que la commande goto va être exécutée Dans notre exemple 1 200 La commande GOTO est la dernière ligne votre script qui va boucler en revenant sur la ligne 1 suivi du nombre de fois que votre script va été exécuté Conseil commencez doucement si votre site n’est pas souvent consulté par ailleurs . Une fois ces renseignements saisis, il vous reste à exécuter votre Script, bouton « Exécuter script » en haut à gauche et à observer les résultats sur votre référencement naturel. Conseil : lancez vos scripts sur plusieurs moteurs : il n’y a pas que google su le net NAVIGATION PAGE 13 Vous découvrirez vite toutes les astuces que vous permettent les 10 commandes. Les boutons du bas « Quitter » « Insérer » « Supprimer » « Monter » « Descendre » « Enregistrer » parlent d’eux même. Ce sont eux qui vous permettent de naviguer dans votre Script et de l’enregistrer. Enregistrement des Scripts Nous avons prévu d’enregistrer les différents Scripts de navigation mais ces Scripts varient en permanence en fonction du référencement de vos mots clés. Vous devez surveiller votre navigation automatique pour ne pas référencer un concurrent !!! Si vous souhaitez conserver un Script, vous devez faire un Export Excel du Script en question ce qui vous permet d’importer vos différents Script sur un Script unique ou de créer vos Scripts sous Excel ATTENTION : vérifier régulièrement que le script s’effectue au bon endroit. Il serait dommage que votre référencement ayant évolué dans son emplacement, le clic finisse par se faire sur un concurrent. 1 Vous pouvez remonter le référencement de votre site soit par son nom et /ou par mots clefs, à condition qu’ils soient dans votre site web, pour cela vérifier ainsi : Sur votre site allez dans « affichage » puis cliquez « source ». PAGE 14 NAVIGATION Apparaît alors le script de votre site avec ses mots clefs. Attention : Tout mot clef n’apparaissant pas sur ce script aura peu de chance d’être référencé dans le moteur de recherche. NAVIGATION PAGE 15 Caractères spéciaux Pour certaines applications vous pouvez avoir besoin d’utiliser des caractères spéciaux dans votre texte. Pour ne pas compliquer l’utilisation du logiciel nous avons masqué ce menu. Pour l’activer : Appuyer sur shift et sous le ? du menu principal de Ditel Nav Navigation cliquez sur A propos pour activer le module paramètres Mettre 1 à la place de 0 sur la ligne ASC pour faire apparaître les caractères spéciaux. PAGE 16 NAVIGATION Configuration d’Internet Explorer Téléchargez la mise à jour d’internet explorer puis : - Ouvrer votre navigateur et cliquer sur « outils » en haut à droite de la fenêtre de votre navigateur puis dans le menu déroulant sélectionner option Internet (cf. ci-dessous) NAVIGATION PAGE 17 Dans la nouvelle fenêtre ainsi ouverte cliquer sur l’onglet avancé… Dans les options de navigation les 2 options Désactiver le débogage des sripts doivent impérativement être cochées PAGE 18 NAVIGATION Exemple Concret Dans notre exemple la résolution de l’écran est de 1600 par 900 pixels Nous allons construire le script de navigation correspondant à la recherche que nous voulons référencer Cliquez sur Editer Script (F12) NAVIGATION PAGE 19 La grille de saisie du premier script s’affiche avec les commandes les plus courantes dans l’aide du bas de tableau (vous pouvez enregistrer plusieurs scripts mais un seul est »joué » à la fois) La première ligne sera toujours l’url du moteur de recherche sur lequel nous allons travailler (Yahoo MSN Google etc.) Dans cet exemple nous travaillons sur Google, nous saisissons donc sur la première ligne la commande U et le texte www.google.fr PAGE 20 NAVIGATION Vous pouvez déjà Enregistrer ce script (F12) et cliquer sur Exécuter script pour le lancer Revenez sur le menu Editer Script La deuxième ligne va être la commande M Tempo c’est une commande très importante car c’est elle qui détermine combien de temps la page consultée va NAVIGATION PAGE 21 rester affichée ici 100 500 laissera affiché la page de façon aléatoire entre une et cinq secondes La troisième ligne contient le texte à rechercher : dans notre exemple « logiciel d’envoi en nombre de mails » La quatrième ligne est une Tempo de 1000 2000 soit 10 à 20 secondes qui laissent à l’internaute le temps de lire le résultat de sa recherche PAGE 22 NAVIGATION A ce stade cliquez sur Enregistrer (F12) et lancez l’exécution du script (Bouton Exécuter Script en haut à gauche) pour bien comprendre le fonctionnement de Ditel Navigation en voyant le résultat des quatre premières lignes saisies NAVIGATION PAGE 23 Il faut maintenant trouver ou se troue le site que vous souhaitez référencer avec les mots recherchés. Dans cet exemple simple le site Ditel se trouve en première page. Il faut donc aller cliquer sur le site PAGE 24 NAVIGATION Vous avez sans doute remarqué que sur l’écran de Ditel Navigation se trouve une ligne en bas à gauche : Positon de la souris X et Y avec deux valeurs pour X et Y qui varient en fonction de l’endroit ou vous mettez votre souris sur l’écran. C’est cette valeur qui va déterminé la position du clic Dans notre exemple nous devons descendre l’ascenseur pour voir le site Ditel car le site se trouve en bas de page En positionnant la souris sur l’ascenseur en bas à gauche nous notons les valeurs X 1569 et Y 723 En cinquième ligne nous saisissons la position du clic 1569 723 suivi d’une courte tempo 100 300 (il est important de toujours mettre une commande Tempo entre chaque ligne de construction du script car ce sont ces tempos aléatoires qui vont rendre votre script complètement transparent pour les navigateurs car vous simulez la recherche manuelle d’un internaute) NAVIGATION PAGE 25 Un clic ne suffit pas à faire descendre la page jusqu’en bas vous rajoutez donc plusieurs fois la commande clic toujours en séparent chaque ligne d’une courte tempo pour arriver en bas de page PAGE 26 NAVIGATION Enregistrez votre script et lancez le pour vérifier le résultat : vos trois clics successifs vous amènent en bas de page et le site Ditel apparait (Nb si le site n’est pas en première page il faut faire un clic sur page suivante jusqu'à que vous trouviez le site correspondant aux mots clés recherchés… petit jeu de patience qu’il vaut mieux faire directement sur votre navigateur avant de lancer Ditel Navigation) Toujours se rappeler qu’il faut rechercher comme le ferait un internaute et donc prendre le temps de passer les pages les unes après les autres NAVIGATION PAGE 27 Une fois le site trouvé positionne le clic sur votre site :ligne 11 clic 211 300 suivi d’une logue tempo de 15 à 20 secondes (un internaute prend le temps de lire le résultat de sa recherche) PAGE 28 NAVIGATION La vous arrivez sur le site à booster par rapport aux mots clés recherchés. Il va falloir passer un peu de temps à naviguer sur le site et donc continuer à saisir votre script mais rassurez vous une fois votre site terminé vous pouvez l’enregistrer sous Excel et le réutiliser pour référencer d’autre mots clés (Vous aves des exemples Excel que vous pouvez importer à partir du répertoire C:\DITEL) Bien vous naviguez sur votre site mais au bout de quelques temps sa position varie et comme vous n’êtes pas là à surveillez le Script de navigation il faut qu’il s’arrête quand vous n’êtes plus sur votre site La commande ALTF4 (A) va être très utile (rappel la commande ALTF4 sous Windows ferme la fenêtre en cours) Nous allons donc aller cliquer sur le blog de Ditel (ou sur une page en pop-up de votre site et la fermer par ALTF4 ce qui fait que quand Ditel Navigation ne sera plus sur le bon site : le votre, il se fermera automatiquement NAVIGATION PAGE 29 La commande P pour Précédent vous permet de revenir sur votre consultation PAGE 30 NAVIGATION Et enfin la dernière ligne de votre script la commande G GOTO vous renvoi à la ligne 1 Dans la colonne numérique 2 vous précisez le nombre de fois que votre script va être joué (conseil : au début commencez modestement : 50 visites par jour pour un site inconnu est un chiffre raisonnable) Ditel Prospect vous permet de maîtriser la relation client par la gestion des données et l’accès direct à l’information. Vous centralisez tous vos fichiers de prospection : coordonnées, contacts, appels, relances... sous la forme de fiches clients : - dates de prises de contacts - planning des prospects à relancer - le planning des appels Les versions réseau et Internet vous permettent de dispatcher les contacts sur votre force de vente Ditel prospect optimise votre prospection et vous fait gagner un temps précieux. Principales fonctionnalités : Base unique pour tous les contacts. Accès à l'info par toutes les rubriques. Partage de l'information contenue dans la base sur tous les postes du réseau (appelé en informatique architecture client serveur). Import export Excel de tout ou partie de la base. Possibilité de téléphoner avec Skype directement à partir de la fiche client. Possibilité d'envoyer un fax avec la console de télécopie Windows depuis la fiche client. Possibilité également d'envoyer un mail depuis la fiche client. Impression papier de la fiche client. etc... Présentation : 2 Téléchargement 3 Installation 6 Ecran d’accueil 7 Paramétrage 15 Utilitaires 18 Utilisation de Ditel Prospect 21 Importation d’un fichier Excel de vos prospects 23 Importation directe d’un fichier Ditel dans vos prospects 24 Visu des infos juridiques sur Score3 36 L’export de vos données 39 Options d’interface avec d’autres logiciels 42 Utilisation avec contrôle des Utilisateurs 46 Procédure d’installation en client Serveur PROSPECTION CLIENTS PROSPECT PAGE 2 PROSPECT Pour télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes : Marche à suivre (cas n° 1): Si vous n'avez jamais installé Ditel sur votre ordinateur: Rendez-vous sur notre site à la rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné : (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter. Lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « ouvrir » ou « exécuter ». L’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation sur votre ordinateur. Cependant certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme si celui-ci a bloqué cette fonction. Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel Prospect avec l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille d'enregistrement Marche à suivre(cas n° 2): Si vous avez déjà Ditel Prospect installé sur votre ordinateur: Rendez-vous sur notre site www.ditel.fr rubrique nos produits choisissez le logiciel désiré et téléchargez la maintenance en cliquant sur exécuter. Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel avec l’icône située sur le bureau et saisissez vos codes d’enregistrement. Marche à suivre(cas n° 3): Attention d’avoir une sauvegarde Excel de vos fichiers avant d’utiliser cette option. Si vous avez une ancienne version Ditel Prospect installé sur votre ordinateur (ctd si vous avez une erreur Windev au lancement de Ditel Prospect) : Cliquer sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimer le logiciel Ditel Prospect. Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque c: sélectionnez Program Files, dans le répertoire Program Files, sélectionnez DITEL_ Prospect, faites un click droit avec la souris et choisissez supprimé. Une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site à la rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné : (cliquer sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter, choisissez standard pour l'installation Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel Prospect avec l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille d'enregistrement PROSPECT PAGE 3 Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. Si, à la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre cidessus, appuyez sur « Exécuter », pour lancer l’installation. PAGE 4 PROSPECT Choisissez « suivant » Choisissez « Standard » PROSPECT PAGE 5 Choisissez « Installer » Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel Prospect » par l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. Si vous obtenez l’écran ci-dessous, c’est que vous avez une ancienne version sur votre ordinateur, reportez vous au début de cette notice pour la supprimer. PAGE 6 PROSPECT ECRAN D’ACCUEIL Le menu principal comprend 5 boutons. Avant de commencer à travailler sur le logiciel, il faut paramétrer Ditel Prospect en fonction de votre activité commerciale. PROSPECT PAGE 7 Paramétrage de Ditel Prospect Ouvrez le menu « Fichiers ». « Clients » : c’est votre fichier client prospect accessible également par le premier bouton « Fichiers clients » nous y reviendrons dans la suite de la notice. PAGE 8 PROSPECT Configuration Imprimanre Vous sélectionnez l’imprimante connectée à votre ordinateur ou sur le réseau ou imprimer dans un document PDF PROSPECT PAGE 9 Pays Contient la base de données de tous les pays + un jeu « Villes et codes postaux » : contient la base de données de tous les codes postaux de France et des noms de ville associés (c’est une aide à la saisie pour éviter les erreurs). PAGE 10 PROSPECT « Commerciaux » : vous devez affecter un code à chacun de vos commerciaux qui pourront ainsi avoir accès uniquement à leurs contacts s’ils le désirent. « Qualité » : vous renseignez la liste des qualités en fonction de votre activité par exemple les acheteurs, les vendeurs etc. PROSPECT PAGE 11 « Règlement » : vous renseignez les modes de règlement. « Qualifications »: inspiré du « SPANCO », la liste des qualifications vous aide à qualifier vos prospects tout au long de votre négociation. PAGE 12 PROSPECT « Type actions » : les actions vous servent à définir pour chacun de vos prospects ce que vous avez à faire. Elles sont liées à votre calendrier pour chacun de vos contacts. « TVA » : les codes TVA sont des données comptables pour relier votre Ditel prospect à votre facturation par exemple. PROSPECT PAGE 13 « Produits » : les produits sont vos articles à la vente si vous gérez des produits ou des types d’affaires si vous êtes dans l’immobilier par exemple « Alarme » : se sont les différents signaux sonores que vous allez affecter à votre agenda pour ne pas oublier les contacts à relancer chaque matin. PAGE 14 PROSPECT Le paramétrage est un peu long au départ, mais toutes les données sont essentielles pour une bonne gestion de votre activité commerciale. Chacun doit réfléchir en fo nction de son organisation. PROSPECT PAGE 15 Le menu « Utilitaires » « Ré indexation » : en cas de problèmes sur vos fichiers (messages d’erreur) vous devez réindexer vos fichiers, suite à une coupure de courant par exemple. PAGE 16 PROSPECT « Sauvegarde » : vous pouvez sauvegarder vos fichiers sur un cd par exemple, mais il est préférable de faire une sauvegarde globale de tout le répertoire ditel_prospect qui se trouve sur c:\Program Files. « Export Import » : vous permet d’exporter ou d’importer vos fichiers en format texte vers d’autres applications (réservé à votre service informatique). PROSPECT PAGE 17 « Paramétrages » : vous permet de paramétrer votre logiciel en choisissant par exemple de masquer ou d’afficher certaines fonctions : utilisation ou non de certains onglets, libellé des onglets en fonction de votre propre activité commerciale. Pensez à modifier les libellés des champs libres qui apparaitront sur la fiche client. Il est important de passer un peu de temps à paramétrer votre logiciel, cela facilite grandement son utilisation par la suite. Utilisation en mode contrôle des utilisateurs cf. page 35 si vous souhaitez activer la gestion du contrôle des utilisateurs et le verrouillage de la fiche client. PAGE 18 PROSPECT Utilisation de Ditel Prospect Menu Principal Ce sont les 5 boutons qui une fois votre logiciel paramétré en fonction de votre activité vont vous aider avec vos commerciaux à gérer vos prospects et clients. PROSPECT PAGE 19 « Fichier Clients » : c’est ce que vous avez en permanence sous les yeux. Il contient l’ensemble de vos contacts : Le haut du tableau est le module recherche, c’est le cœur de votre activité. Toutes les zones sont des index de recherche soit globaux, soit partiels. Votre contact téléphonique se présente en vous disant ici « monsieur Dupont », vous tapez simplement Dupon dans la zone interlocuteur pour éviter de lui demander Dupond avec un t ou un d à la fin ? Chaque commercial peut mettre son code s’il ne veut travailler que sur ses fiches. Vous pouvez connaître vos prospects par n’importe lequel des critères de recherche que vous avez définie. PAGE 20 PROSPECT Vous pouvez saisir manuellement vos prospects au fur et à mesure des négociations Vous pouvez également importer un fichier Excel de vos prospects « Import XLS » : importation d’un fichier d’adresses à partir d’Excel. - Pour importer les données provenant d’Excel - Choisissez « Import XLS », le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer. - Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel. - Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. - Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer » PROSPECT PAGE 21 Exemple d’import d’un fichier qualifié avec notre logiciel Ditel Qualif. Pro Vous pouvez saisir directement sur le tableau d’imprtation les libellés des champs qui ne sont pas dans votre fichier excel à importer Par exmple : Code règlement C pour comptant Code commercial A pour Admistrateur Qualification 0 pour Suspect Code qualité P par exemple Vous pourez bien sure modifier ces codes sur chacune des fiches prospects au fur et à mesure de votre travail commercial PAGE 22 PROSPECT PROSPECT PAGE 23 Importation d’un fichier issue de Ditel Capture Pro ou de Ditel Qualif ou Ditel Qualif Pro dans vos prospects Cliquez Sur le bouton Import Ditel Sélectionnez le répertoire ou se trouve le fichier Ditel à importer : PAGE 24 PROSPECT Définissez les différentes rubriques d’importation Et lancez l’import PROSPECT PAGE 25 Vos fiches prospect sont directement renseignées avec les fichiers issus de Ditel Qualif Pro par exemple : PAGE 26 PROSPECT Mais le plus important est l’aspect avancement de vos négociations inspiré du « SPANCO ». Le SPANCO est l’historique complet de chaque étape de la prospection : S uspect : l’ensemble des relations possibles P rospect : une demande, une info, un contact extérieur A ction : prise en compte de la demande N égociation : argumentaire téléphonique, courrier ou autre C onclusion : la concrétisation de la vente O rdre : son règlement comptable PROSPECT PAGE 27 Vous pouvez faire apparaître par exemple uniquement les fiches en négociation. Les boutons du bas de la fiche vous permettent : « Modifier » : vous ouvrez la fiche se trouvant sur la ligne en surbrillance pour la modifier. « Nouveau » : vous enregistre un nouveau prospect. « Supprimer » : vous supprimer la fiche se trouvant sur la ligne en surbrillance. « Calendrier » : donne accès directement à l’agenda. « Fermer » : ferme l’application, vous revenez au menu principal. PAGE 28 PROSPECT La fiche client Elle contient l’ensemble des informations concernant le client ou prospect. Elle est renseignée avec tous les paramètres que vous avez définis au préalable et qui sont propres à votre activité : « Général » : c’est une vue globale de la fiche client. PROSPECT PAGE 29 Nouveau : si vos fichiers contiennent le numéro Siret de la société le bouton Score 3 vous amène directement sur les coordonnées juridiques du client PAGE 30 PROSPECT « Livraison » : permet de renseigner le lieu de livraison (surtout s’il est différent des coordonnées générales). « Contacts » : permet de renseigner les données personnels des contacts. PROSPECT PAGE 31 « Infos Financières » PAGE 32 PROSPECT « Infos commerciales » : permet de renseigner un résumé de vos conversations ou un copié collé d’un document reçu par mail par exemple. PROSPECT PAGE 33 « Action » : un résumé des actions effectuées peut être mémorisé dans la fiche action : facture, contrat etc. Impression : Pour les commerciaux voulant avoir leur fichier sur papier. PAGE 34 PROSPECT L’agenda vous informe sur les actions à mener dans la journée : Rendez-vous, appel téléphonique etc. Vous devez bien sur avoir noté pour chaque prospect l’action à mener : PROSPECT PAGE 35 Le bouton « Non terminés » vous rappel les actions non terminées à ce jour. Le bouton « En retard » vous rappel les actions en retard à ce jour. PAGE 36 PROSPECT L’export de vos données : Vous pouvez exporter vers Excel tout ou partie de votre fichier, pour cela après avoir sectionné le fichier qui vous intéresse par exemple les fiches clients non encore exploitées vous faites un click droit sur le tableau et vous exportez vers Excel ces fiches Vous pouvez également sélectionner les infos à exporter si vous n’avez pas besoin de toute la fiche PROSPECT PAGE 37 PAGE 38 PROSPECT Ici par exemple nous n’avons exporté que cette partie du fichier client pour par exemple réaliser un mailing PROSPECT PAGE 39 Les options d’interfaçage avec d’ autres logiciels : Les « Options » sont fournies par les autres logiciels de la gamme Ditel. Ditel Prospect est lié à tous nos logiciels c'est-à-dire qu’à partir de votre fichier vous pouvez décider d’exporter tout ou partie de vos clients pour réaliser un envoi en nombre soit de fax soit de mails soit de SMS ou même d’appels téléphoniques automatiques en cas d’urgence PAGE 40 PROSPECT Le menu « ? » Enregistrement : Contient le nom du possesseur du logiciel L’à propos vous informe sur la version du logiciel PROSPECT PAGE 41 La présente notice se trouve également sous ce « ? » PAGE 42 PROSPECT Utilisation en mode contrôle des utilisateurs Bien que le principe de ce logiciel repose sur une idée de travail collaboratif c'est- à-dire que chaque utilisateur à accès à l’ensemble des fiches contacts, certains clients nous ont demandé que l’information sur les contacts ne soit visible que sur le code du commercial, les autres commerciaux ne pouvant pas avoir accès à sa base. Ces fonctionnalités sont gérées par l’administrateur de la base de données Il faut dans un premier temps activer le contrôle des comptes utilisateurs dans le menu paramètres L’option verrouiller la fiche client au premier affichage permet à l’utilisateur de ne pas effacer par inadvertance une fiche client. PROSPECT PAGE 43 L’option contrôle des utilisateurs apparaît alors sur le menu principal PAGE 44 PROSPECT Chaque utilisateur appartient à un groupe plus ou moins restrictif au niveau des opérations que peut effectuer le commercial. Le groupe A étant réservé à l’administrateur du logiciel. PROSPECT PAGE 45 L’administrateur défini les droits d’accès de chaque utilisateur en fonction du groupe auquel il appartient. Une fois ce paramétrage effectue l’administrateur défini un mot de passe pour luimême et pour chaque commercial PAGE 46 PROSPECT Procédure d’installation Ditel Prospect en Client Serveur 1 – télécharger le logiciel sur le poste serveur à partir de l’url : http://www.ditel.fr/ftp/DITEL_Prospect.MSI.zip 2_ sur le serveur partagez le dossier C:\ DITEL_Prospect Click droit > propriétés > partage 3- sur chaque poste du réseau ouvrir « Favoris réseau » Accédez sur le serveur au répertoire \\Serveurdell\c\ditel_prospect PROSPECT PAGE 47 4- Faite un clic droit su le programme DITEL_Prospect.exe et choisissez > envoyer vers > Bureau (créer un raccourci) PAGE 48 PROSPECT 5- Faites un clic droit sur le raccourci ainsi crée et mettez un no de 1 à 9 pour chacun des postes sur la ligne cible exemple : \\Serveurdell\c\DITEL\DITEL_Prospect.exe 3 C’est terminé chaque poste client connecté au serveur partage les mêmes données E M DI NV MES ITEL PHON VOI SSAG NING VOIP EN GES P La ver vos me enregi autom L'impo Excel Princip -Impor -Dé do -Perso -Détec -Détec -jusqu -Gestio -Gestio -Histor Avert nou Présen NO S AU rsion Phon essages a strez un m atique à to ortation de pales fonct rt d'une ba oublonnage onnalisatio ction vocale ction de tou ’à 256 lign on d'une li on d'un pla rique des e tissement uvelles ver ntation OMB UDIO ing VOIP d udio de faç message Vo ous les con vos donné tionnalités se de don e des adre n du mess e du corre uches « ré es télépho ste d’adres anning des envois : Nos logic rsions inco : BRE O de Ditel vo çon autom ocal et vou ntacts de v ées se fait : nées Exce esses sage spondant ponse » du oniques (co sses brûlée s envois ciels évolue mpatibles DE ous permet matique. Vo us le diffus votre fichier directeme el u correspo omptes SIP es ent rendan avec les a t d'envoyer ous ez de faço r d’adresse nt au form ondant P) nt parfois le anciennes. r on es at es PAGE 2 PHONING Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes : Marche à suivre (cas n°1) : Si vous n'avez jamais installé Ditel Phoning sur votre ordinateur : - rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits", - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel_Phoning grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel Phoning", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n°2) : Si vous avez déjà Ditel Phoning installé sur votre ordinateur : - cliquez sur le menu "Démarrer" de votre ordinateur, - sélectionnez "Panneau de configuration" puis "Ajout/suppression de programmes". Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel. - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel_Phoning grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel Phoning", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n°3) : Si vous avez une ancienne version Ditel Phoning installée sur votre ordinateur (c'est-à-dire, si vous avez un message d’erreur Windev au lancement de Ditel) : - Cliquez sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel_Phoning. - Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque C: ouvrez le répertoire "Program files", sélectionnez DITEL faites un clic droit avec la souris et choisissez "Supprimer". - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produit concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel Phoning grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel Phoning", n'oubliez pas de mettre le «dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. PHONING PAGE 3 Lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « Exécuter ». En agissant ainsi, l’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant, certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « Enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme si celui-ci a bloqué cette fonction. Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. PAGE 4 PHONING A la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre ci-dessous. Cliquez 2 fois sur DITEL.MSI pour lancer l’installation. PHONING PAGE 5 Choisissez ensuite « Installation standard » Puis cliquez sur installer PAGE 6 PHONING Si vous obtenez l’écran ci-dessous, c’est que vous avez une ancienne version sur votre ordinateur. Arrêtez l’installation, en appuyant sur le bouton « Annuler », puis reportez vous au début de cette notice pour supprimer l’ancien programme (cas n° 2). Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel Phoning » par PHONING PAGE 7 l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. Lancement de Ditel Phoning VOIP Vous devez lancer Ditel Phoning en mode administrateur. Pour cela, il y a 2 techniques : - Soit à chaque fois vous faites un « clique droit », et vous cliquez sur « exécuter en mode administrateur ». -soit une fois pour toutes, faites un « clic droit » sur le raccourci, puis « Propriétés », puis « compatibilité ». Cocher « Exécuter ce programme en tant qu’administrateur », puis « appliquer ». Ditel_Phoning.lnk PAGE 8 PHONING PHONING PAGE 9 ECRAN D’ACCUEIL Répondez "Non" pour utiliser le logiciel en mode évaluation, "Oui" quand vous avez reçu par mail la licence d’activation après achat du logiciel et saisissez vos codes. PAGE 10 PHONING 1-1 - Généralités DITEL Phoning VOIP fonctionne avec tout lien ADSL. Le maximum de comptes SIP est de 256, mais la puissance du PC supportant le logiciel et le débit ADSL limitent le nombre de comptes exploitables. DITEL Phoning VOIP nécessite : - Un PC sous Windows 7 64 bits, toutes versions, - 4 Gb de mémoire, - Un processeur Intel i3 à 3 GHz pour les installations légères, ou équivalent, - Un processeur Intel i7 à 2.6 GHz ou plus pour les installations plus lourdes, ou équivalent, - Une carte son intégrée ou non (facultatif), - Un micro pour l’enregistrement des messages audio (facultatif), - Un lien ADSL haut débit en Upload. DITEL Phoning VOIP n’est pas compatible avec le fournisseur SIP keyyo. PHONING PAGE 11 1-2 - Ecran d’accueil Au lancement de DITEL Phoning VOIP, un message de succès doit s’afficher. Cliquer sur « OK ». Si ce n’est pas le cas, c’est que vous n’avez pas copié manuellement le fichier GTSIPCtrl.ocx dans le répertoire c:\windows\syswov64. Faites le avant tout lancement du programme. PAGE 12 PHONING Lors du lancement de DITEL Phoning VOIP, plusieurs choix s’offrent à vous : Fichier en Cours : - permet de sélectionner le fichier contenant les numéros de téléphone à appeler. - permet la visualisation des données du fichier déjà sélectionné, et éventuellement la modification de ces données. PHONING PAGE 13 Message Audio : - Pour sélectionner le fichier audio, cliquer dans le champs « Message Audio » ou sur « Choisir Message. Le gestionnaire de fichier s’ouvre. Le message peut être enregistré à partir de DITEL Phoning VOIP ou de tout autre logiciel audio. Le format audio d’enregistrement est impérativement le PCM mono 16 bits 8000 Hz, et le format de fichier est « WAV ». Bouton Gestion Messages : - Dirige vers l’écran de gestion des messages audio PAGE 14 PHONING - Cliquer dans ce champ pour sélectionner le périphérique d’enregistrement du message audio. - Voici les différentes commandes de la page «Gestion Messages ». Pour écouter le massage, faire un Test d’appel téléphonique en VOIP. « Ecouter en VOIP » vous dirige directement vers la page de test. PHONING PAGE 15 Bouton Configuration : Les comptes SIP doivent être configurés au préalable dans DITEL Phoning VOIP. En général, « Display Name », « User Name » et « Authorization Name » sont identiques. Si votre fournisseur ne vous donne que le « Proxy », utilisez cette valeur pour « Domain ». Certains fournisseurs n’utilisent pas de « proxy ». Vous pouvez entrer autant que comptes SIP que votre licence le permet. PAGE 16 PHONING - Chaque ligne peut être testée réellement par appel téléphonique vers le numéro saisi dans le champ « Tél. de test ». La sélection de la ligne est effectuée en cliquant dessus dans le tableau récapitulatif des comptes SIP. Bouton Programmation Phoning : - Dirige vers l’écran de gestion de la programmation des envois. PHONING PAGE 17 - Le premier groupe de fonctions permet la sélection ou la suppression des fichiers de numéros à appeler, ainsi que leur ordre de traitement. Il indique les données de programmation des envois (nom du fichier, date, jour, heure, début et fin). - « Appliquer » mémorise la programmation mais ne l’active pas. - Le deuxième groupe regroupe certaines informations telles que le nombre de lignes téléphoniques sélectionnées, le préfixe de numérotation éventuel, et le nombre d’appels en attente de traitement. Le nombre maximum d’essais d’appel par numéro doit être saisi dans le champ adéquat. PAGE 18 PHONING - Accède au récapitulatif des paramètres de programmation mémorisés pour les envois détaillés par numéro de téléphone : date de début et de fin, heure de début et de fin, etc. La modification de ces paramètres se fait après appui sur le bouton « Modif. ». - Accède à l’historique des envois Bouton Activer Phoning Programmé : - Affiche l’écran de monitoring des appels, et attends l’heure de début programmée. Pour des raisons de confort des correspondants, une programmation est limitée à une plage horaire de 0 heures à 23 heures 59 minutes. DITEL Phoning VOIP permet ainsi d’éviter tout dérangement nocturne des numéros appelés. AVERTISSEMENT : La programmation ne devient effective qu’après son activation par ce bouton ! PHONING PAGE 19 Bouton Phoning Urgent Immédiat : Cette fonction traite un fichier sans aucune programmation. Le début des appels est immédiat. Un nouveau fichier est créé automatiquement et son nom est composé de "Direct_" suivi du nom du fichier d’origine. Cela permet de ne pas interférer sur une programmation existante. Le nombre de tentatives d’appels par numéro de téléphone est programmable. ATTENTION ! Dans ce mode d’envoi, il n’y a pas de contrôle de l’heure d’envoi. Des appels nocturnes intempestifs peuvent être émis et causer de graves dérangements auprès des correspondants. PAGE 20 PHONING En cas d’arrêt volontaire de l’envoi direct, celui peut être repris sans rappel des numéros déjà traités. Vous avez accès à l’historique des envois. Ecran de Monitoring : PHONING PAGE 21 - La barre de titre indique la charge globale du processeur - Pour chaque ligne téléphonique, le nom de la ligne et l’action en cours sont indiqués dans un cadre. Une icône permet de visualiser les événements et l’état de la ligne. - Pour un nombre important de lignes, qui ne peuvent pas toutes être représentées dans un seul écran de monitoring, plusieurs écrans sont créés. Ils défilent successivement en appuyant sur les flèches qui apparaissent. Fonctions diverses de DITEL Phoning VOIP : DITEL Phoning VOIP dispose de nombreuses autres fonctions de gestion des fichiers, d’édition des données, d’importation et d’exportation au format Excel, l’accès aux fichiers des numéros « brulés » (personnes ne souhaitant plus être appelées), ainsi qu’une table de correspondance entre le nom de toutes les villes de France et leur code postal. La fonction d’impression est disponible. La ré-indexation d’un fichier est possible. Petites entreprises, artisans, commerçants… gérez simplement vos immobilisations, du calcul des amortissements jusqu’à l’inventaire. Immobilisations Vous obtenez automatiquement le plan d’amortissements. Gérez simplement votre crédit-bail. NOUVEAU ! Personnalisez votre environnement de travail grâce au nouvel d’INTUICIEL©. CONSEILLÉE AUX ENTREPRISES PAR LES EXPERTS-COMPTABLES Ipsos 2011 • Obtenez automatiquement vos tableaux d’amortissements. • Effectuez l’inventaire de vos immobilisations pour payer moins de taxe professionnelle. • Accédez en un clic aux informations sur vos immobilisations (factures, valeur…). • Identifiez tout votre matériel à l’aide des étiquettes code-barres. 8 bonnes raisons de choisir Ciel Immobilisations • Gérez automatiquement tous les cas de figure (cession, mise au rebut…). • Simplifiez vos formalités administratives avec le calcul des déclarations 2054 et 2055. • Vous savez quel est le coût de vos immobilisations grâce aux états et graphiques. • Transférez en quelques clics les écritures d’amortissement dans Ciel Compta. • NOUVEAU ! Personnalisation de votre environnement de travail grâce au nouvel Intuiciel© • Liste des immobilisations soumises à la taxe professionnelle (CET) • Inventaire par lecture optique des étiquettes codes-barres les du logiciel • Localisation pour faciliter les inventaires • Simulation d’achat d’immobilisations • Impression des étiquettes codes-barres 35 rue de la Gare - 75917 Paris cedex 19 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Gestion des immobilisations • Nombre illimité de dossiers (par année, par société...) • Gestion d’exercices de durées variables, modifiables en cours de période • Historique de l’immobilisation (fournisseur, montant de cession, acheteur…) • Photo de l’immobilisation intégrée pour les justificatifs des assurances • Ajouts de commentaires pour une immobilisation (caractéristiques, problèmes techniques...) • Calculs sur 360 ou 365 jours (avec taux linéaire en jours) • Distinction entre la date d’achat et celle de mise en service • Prise en compte de l’amortissement linéaire, dégressif, exceptionnel, dérogatoire, fiscal • Gestion des immobilisations par lot • Gestion des sorties, cessions partielles, virements de poste à poste... • Reprise des fiches d’immobilisations déjà totalement ou partiellement amorties • Gestion fiscale : calcul des amortissements fiscaux, réintégrations fiscales, plus ou moins values de cession • Gestion prévisionnelle : simulations à une date choisie de la valeur du parc, des amortissements et des dotations • Calcul de la TVA à reverser • Définition de filtres automatiques (liste immobilisations à un endroit, liste des PC...) Inventaire • Inventaire physique par localisation • Regroupement des fiches par famille et code analytique • Edition d’étiquettes codes-barres pour lecture optique ou saisie manuelle • Editions des différences entre l’emplacement théorique et l’inventaire physique Editions • Liste des immobilisations soumises à la taxe professionnelle • Fiches d’immobilisations • Edition préparatoire des états 2054 et 2055 • Plan d’amortissement, édition des écritures de dotations (mensuelles ou annuelles) • Etat des plus ou moins values à court ou long terme, des réintégrations fiscales • Etat mensuel de TVA à reverser Echange de données • Exportation des écritures de dotations vers Ciel Compta • Envoi des éditions par e-mail (PDF), vers MS Word© ou MS Excel© • Exports des données en ASCII, TXT, DBF, XML… Aides • Aide en ligne, Société Exemple pour s’entraîner, manuel au format électronique et papier Informations techniques CONFIGURATION MINIMALE REQUISE : Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur) - Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé) - 512 Mo de Ram - 300 Mo d’espace disque disponible pour l’installation - Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom - Imprimante : laser, jet d’encre - Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 - Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) - Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur) - Fonctions «Intuiciel» : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur) Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Ciel Immobilisations CONFORME AU BULLETIN OFFICIEL DES IMPÔTS N°12 DU 24 JANVIER 2006 Sage - Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros - Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor, 75017 Paris - RCS Paris 313 966 129. La société Sage est locataire-gérant des sociétés Ciel et Sage FDC. Code APE 5829C. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Etude réalisée par Ipsos, en mai 2011, par téléphone, auprès d’un échantillon représentatif de 600 experts-comptables. Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 2 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 3 Ce cahier d’exercices est destiné aux utilisateurs de l’ SOMMAIRE 1. PRÉAMBULE ____________________________________________________________________________________________________________________________________________ 5 2. SOCIÉTÉ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 7 2.1 Création et configuration du dossier ______________________________________________________________________________________________________________8 3. FICHIERS DE BASE _________________________________________________________________________________________________________________________________11 3.1 Introduction _____________________________________________________________________________________________________________________________________________12 3.2 Les informations bancaires __________________________________________________________________________________________________________________________12 3.3 Les fichiers articles _____________________________________________________________________________________________________________________________________12 3.4 Fournisseurs, représentants, clients ________________________________________________________________________________________________________________14 3.5 Les bases comptables _________________________________________________________________________________________________________________________________16 4. LA FACTURATION ___________________________________________________________________________________________________________________________________19 4.1 La gestion des achats __________________________________________________________________________________________________________________________________20 4.2 La saisie des ventes ____________________________________________________________________________________________________________________________________21 4.3 Le lien comptable ______________________________________________________________________________________________________________________________________26 5. LA COMPTABILITE __________________________________________________________________________________________________________________________________29 5.1 La balance d’ouverture ________________________________________________________________________________________________________________________________30 5.2 Saisie des achats ________________________________________________________________________________________________________________________________________31 5.3 Saisie des paiements __________________________________________________________________________________________________________________________________33 5.4 Autres mouvements comptables ___________________________________________________________________________________________________________________34 5.5 Les modèles d’écritures _______________________________________________________________________________________________________________________________35 5.6 Intéraction comptabilité facturation ______________________________________________________________________________________________________________35 6. LES TRAITEMENTS PÉRIODIQUES ______________________________________________________________________________________________________37 6.1 Les traitements comptables _________________________________________________________________________________________________________________________38 6.2 Les traitements liés à l’activité commerciale _____________________________________________________________________________________________________40 7. LES ÉDITIONS __________________________________________________________________________________________________________________________________________43 7.1 Les éditions commerciales ___________________________________________________________________________________________________________________________44 7.2 Les éditions comptables ______________________________________________________________________________________________________________________________44 LES RÉPONSES _____________________________________________________________________________________________________________________________________________47 Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 4 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 1. PRÉAMBULE L’INTÉGRALE DE GESTION CIEL QUANTUM ENSEIGNEMENT est un logiciel destiné aux enseignants souhaitant former leurs élèves avec un seul et même logiciel à la gestion commerciale et à la comptabilité. Ce cahier d’exercices est destiné à des utilisateurs qui découvrent ce logiciel. Afin de réaliser l’ensemble des exercices qui vont suivre, vous devez vous considérer comme étant un comptable ou un responsable d’entreprise dont le travail quotidien est d’enregistrer toutes les opérations commerciales et comptables réalisées au sein de cette entreprise. Des définitions seront données mais il s’agit de rappels de notions comptables et commerciales que vous devez déjà connaître. Afin de faciliter l’utilisation de ce cahier, nous avons indiqué les années avec la notion d’année N. Bon apprentissage ! 6 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 2. SOCIÉTÉ Créer et paramétrer votre société Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 8 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 2.1 Création et configuration du dossier Voici la fiche signalétique de la société. Raison sociale INFOSTORE Forme juridique S.A.R.L. Capital 38 112E Adresse 15 Boulevard Jean Jaurès Code postal Ville 94000 Créteil Téléphone 01.48.48.49.50 Fax 01.48.48.49.51 E-Mail contact@infostore.fr R.C.S. B481787565 N° Siret 39617321769305 N° de T.V.A. Intracommunautaire FR44396173217 A.P.E. 7221A • La longueur maximale des comptes comptables est de 13 caractères. • La longueur maximale des comptes comptables numériques est limitée à 6 chiffres. • Le 1er exercice comptable est du 01/01/2000 au 31/12/2000 • Votre exercice comptable commence au 01/01/N. • Comptabilisation des pièces et règlements : l’option de comptabilisation immédiate est activée. (ainsi chaque facture validée, chaque règlement saisi génère une écriture comptable) • Vous êtes assujetti à la T.V.A. • Le taux de T.V.A. par défaut est 19.60%. • Votre déclaration de T.V.A. est soumise au régime réel avec option sur les débits. • Vous relevez fiscalement du régime réel. • Une gestion des stocks est prévue. TRAVAIL À FAIRE • Créez le dossier INFOSTORE en mode de création rapide. QUESTIONS : • Qu’est-ce que la barre de navigation ? • Comment l’activer, la désactiver ? ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 9 NOTES PERSONNELLES 10 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 3. FICHIERS DE BASE Introduction Les informations bancaires Le fichier articles Fournisseurs, représentants, clients Les bases comptables Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 12 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 3.1 Introduction La société INFOSTORE possède l’Intégrale de Gestion CIEL QUANTUM ENSEIGNEMENT et Ciel Paye. Afin d’optimiser les traitements, la société exploite le lien comptable automatique entre la facturation et la comptabilité. Il convient donc, lors de la mise en place des fichiers de bases, de renseigner aussi les comptes comptables. 3.2 Les informations bancaires 3.2.1 LES BANQUES Les coordonnées bancaires de la société sont les suivantes : TRAVAIL À FAIRE • Créez la banque. • Créez le compte de banque 512SOG ‘Société Générale’ et cochez l’option ‘Pointable’. • Créez le journal de banque suivant : Code : SG Libellé : Journal Société Générale • Rattachez le compte 512SOG à ce journal QUESTIONS : • Que signifie l’option ‘pointable’ ? • Quel est le type du journal Société Générale ? 3.2.2 LES MODES DE RÈGLEMENTS TRAVAIL À FAIRE • Créez le mode de règlement suivant : Code : VIR30 Libelle : Virement à 30 jours Journal : SG Banque : SG Société générale Compte : 512SOG Echéance : 30 jours nets • Rattachez tous les modes de règlements autres qu’espèces au journal SG et à la banque Société Générale. Code SG Nom de la banque Société générale Adresse 15, rue Gambetta Code postal Ville 94000 Créteil RIB 30004 00802 00004430018 Clé 65 Compte comptable 512SOG Le compte 512SOG ‘Société Générale’ est utilisé pour comptabiliser les encaissements et paiements. ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 13 3.3 Le fichier articles 3.3.1 LES FAMILLES ARTICLES TRAVAIL À FAIRE • Créez les familles articles ci-dessous : QUESTIONS : • Quelle est l’utilité des familles articles ? (Donnez au moins deux réponses) Code Libellé T.V.A. Compte Vente Local Gestion de stock MAT Matériels 19.6% 707000 Ventes de marchandises Oui LOG Logiciels 19.6% 707000 Ventes de marchandises Oui CONSO Consommables 19.6% 707000 Ventes de marchandises Oui INTER Interventions 19.6% 706000 Prestations de services Non 3.3.2 LES ARTICLES Code Famille Libellé Stock PA HT PV HT SCAN230 MAT Scanner 20 30.00 50.17 CIELWK LOG Ciel Compta 15 140.00 180.00 CIELWP LOG Ciel paye 12 199.00 220.00 CIELWG LOG Ciel Gestion 16 199.00 224.00 PAP500 CONSO Ramette papier x500 200 2.00 3.50 PCP1401 MAT PC Quad Core AC420 12 600.00 900.00 LCB04 MAT Lecteur de code barre 110.00 160.00 INTER INTER Interventions Pour le PC Quad Core AC240, il est prévu des tarifs dégressifs, renseigner la colonne « Tarif 1 » 890 € pièce entre 5 et 10 unités vendues 880 € pièce entre 11 et 15 unités vendues 870 € pièce entre 16 et 20 unités vendues 860 € pièce au-delà de 20 unités vendues De plus, complétez la désignation longue de l’article PP1401 ainsi : PC Quad Core AC420 4 Go Ram • DVD 16x • CDRW 24-10-40x Ecran TFT 24”• Windows 7 + MS Office Une gestion des numéros de série est rattachée au lecteur de codes barres. Cocher l’option correspondante lors de la création de la fiche article LCB04. TRAVAIL À FAIRE • Créez les fiches articles REMARQUE : Les interventions sont des prestations de services à prix variable. Aucun prix ne figure dans la fiche ‘INTER - Interventions’. Le prix sera saisi directement dans la pièce commerciale. 14 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 3.4 Fournisseurs, représentants, clients 3.4.1 LES FOURNISSEURS TRAVAIL À FAIRE • Créez les fournisseurs suivants : TRAVAIL À FAIRE • Créez leurs fiches respectives. Fournisseur TPL TECHNICS Fournisseur CIEL Code : TPL45 CIEL75 Nom / Société : TPL TECHNICS CIEL Famille : Grossistes Grands Comptes Relevé de comptes : OUI OUI Mode de règlement : Virement à 30 jours Traite à 30 jours fin de mois le 10 Tél. : 02.43.43.44.44 01.55.26.33.00 Fax : 02.43.43.44.45 01.55.26.33.30 E-mail : contact@tpltechnics.com contact@ciel.com Adresse : 22, rue Ferrand 45000 Orléans 35, rue de la gare 75019 Paris 3.4.2 LES REPRÉSENTANTS La société emploie deux représentants Code Nom Fonction Adresse Commission RIGAUD RIGAUD Etienne Commercial 17, allée Jean Renoir 91000 EVRY 1% sur le matériel 2% sur les logiciels 3% sur les autres produits FERENC FERENC Caroline Commercial 15, boulevard Arago 92000 NANTERRE 1% sur le matériel 2% sur les autres produits ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 15 3.4.3 LES CLIENTS TRAVAIL À FAIRE • Créez les clients suivants : Client S3DMICRO* Client LAFARGE Client DEROUEX Code : S3D75 LFG92 DEROU27 Nom / Société : S3D MICRO LAFARGE ETUDES DEROUEX Famille : Revendeurs Grands Comptes Revendeurs Relevé de comptes : OUI OUI OUI Crédit accordé : 1200.00 Mode de règlement : Chèque Traite à 30 jours fin de mois le 10 Chèque Tél. : 01.42.81.42.82 01.45.33.33.00 02.27.00.00.03 Fax : 01.42.81.42.83 01.45.33.33.01 02.27.00.00.04 E-mail : s3dmicro@aol.com lafarge.compta @lafarge.com Représentant RIGAUD RIGAUD FERENC Adresse : 18-20, rue du Poitou BP 210 75010 Paris 25, place Vendôme 75001 Paris 27, allée des rosiers 27000 Evreux Livraison : 15, boulevard Davout 75012 Paris Ce client bénéficie de tarifs dégressifs «Tarif 1» 16 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 3.5.1 LE PLAN DE COMPTES (suite) N° Compte : 401EDF Intitulé : EDF Lettrable : Oui N° Compte : 401ORANGE Intitulé : ORANGE Lettrable : Oui N° Compte : 401DCM Intitulé : DCM Location Immobilière Lettrable : Oui 3.5 Les bases comptables 3.5.1 LE PLAN DE COMPTES Le plan comptable propose l’intégralité des comptes utilisables par une société. Cependant, il vous appartient de créer les comptes spécifiques à votre société, notamment les comptes fournisseurs qui ne sont pas liés à votre activité commerciale. Généralement, il est conseillé d’enregistrer les comptes tiers relatifs aux charges fixes (téléphone, internet, électricité, eau, loyer, …) TRAVAIL À FAIRE • Créez les comptes ci-dessous : TRAVAIL À FAIRE • Vérifiez et complétez le cas échéant, dans la liste des comptes, que le compte de banque ci-dessous a déjà été créé : N° Compte : 512SOG Libellé : Société Générale Pointable : Oui Code banque : 30004 Code guichet : 00802 N° de compte : 00004430018 Clé R.I.B : 65 3.5.2 LES JOURNAUX Le comptable a décidé d’utiliser un journal spécifique pour les écritures de salaires. TRAVAIL À FAIRE • Créez le journal ci-dessous : Code : SA Libellé : Journal des salaires Type : Opérations diverses ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 17 3.5.3 MISE EN PLACE D’UNE COMPTABILITÉ ANALYTIQUE/BUDGÉTAIRE DÉFINITION La tenue d’une comptabilité budgétaire et/ou analytique est généralement fonction du type de société et des besoins du gérant. Comptabilité budgétaire : La tenue d’une comptabilité budgétaire permet d’éditer un comparatif entre : • les dépenses/recettes prévues (le budget) • les dépenses/recettes effectives (le réalisé). Cela permet de savoir si le budget alloué aux dépenses ou recettes est dépassé. Comptabilité analytique : La tenue d’une comptabilité analytique permet d’éditer un état des dépenses/recettes par poste analytique. Exemples : • Analyse de la rentabilité d’un chantier. • Analyse des dépenses d’un projet. NB : Il est possible de cumuler comptabilité budgétaire et analytique. Au sein de INFOSTORE, vous avez également pour mission la tenue de la comptabilité budgétaire/analytique afin de suivre les dépenses au travers les 3 services de la société : • Service Comptabilité • Service Administratif • Service Commercial. TRAVAIL À FAIRE • Créez les 3 codes analytiques/budgétaires : Code : COMPTA Libellé : Service Comptabilité Code : ADM Libellé : Service Administratif Code : COM Libellé : Service Commercial • Voici les budgets de dépenses alloués à chacun des services sur l’exercice N. Service Comptabilité : Budget = 1400 e. Service Administratif : Budget = 1200 e. Service Commercial : Budget = 8000 e • En parallèle, les montants des frais téléphoniques sont répartis ainsi : 65 % pour le Service Commercial. 25 % pour le Service Comptabilité. 10 % pour le Service Administratif. TRAVAIL À FAIRE • Créez le code analytique TEL (Frais téléphoniques) et effectuez le paramétrage de la répartition. • Déclarez ventilable le compte de charge 626000 (Frais Postaux et télécom). • Affectez par défaut au compte 626000 le code analytique TEL • Déclarez ventilable le compte 615000 (Entretiens et réparations). TRAVAIL À FAIRE Dans les préférences du dossier, rechercher et activer les options qui permettent : • d’inclure les écritures en brouillard dans le «réalisé» • d’appeler automatiquement la grille de saisie analytique. 18 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 4. LA FACTURATION Gestion des achats Saisie des ventes Saisie des règlements Le lien comptable Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 20 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 4.1 La gestion des achats 4.1.1 COMMANDES FOURNISSEURS La société INFOSTORE passe différentes commandes à ses fournisseurs. TRAVAIL À FAIRE • Créez les commandes ci-dessous : COMMANDE CD0001 Date : 05/01/N Code fournisseur : CIEL75 [CIEL] REF DESIGNATION QTE PU HT CIELWK Ciel Compta 3 140.00 CIELWP Ciel Paye 3 199.00 REF DESIGNATION QTE PU HT SCAN230 Scanner AGFA 230 5 30.00 PAP500 Ramette papier x500 20 2.00 LCB04 Lecteur de code barre 10 110.00 COMMANDE CD0002 Date : 06/01/N Code fournisseur :TPL45 [TPL TECHNICS] 4.1.2 BONS DE RÉCEPTION Les 2 commandes CD0001 et CD0002 sont réceptionnées dans leur intégralité le 10/01/N. TRAVAIL À FAIRE • Transférer les commandes fournisseurs CD0001 et CD0002 en bon de réception. Les numéros de série des lecteurs de code barre sont les suivants : 45487001 45487002 45487003 45487004 45487005 45487006 45487007 45487008 45487009 45487010 • Valider chaque bon de réception. QUESTION : • Quelle est l’incidence de la validation des bons de réception sur le stock et la commande ? 4.1.3 FACTURES FOURNISSEURS CIEL envoie sa facture le 12/01/N TPL TECHNICS, envoie sa facture le 13/01/N TRAVAIL À FAIRE • Transférer les bons de réception BR0001 et BR0002 en factures fournisseurs. • Valider chaque facture fournisseur. ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 21 4.1.4 PAIEMENTS FOURNISSEURS La facture du fournisseur CIEL est payée le 15/01/N. Le fournisseur TPL TECHNICS vous accorde un escompte de 5% pour règlement anticipé. Remarque : L’escompte est soumis à T.V.A. La facture TPL TECHNICS est payée le 16/01/N. Les 2 factures sont payées par virement. TRAVAIL À FAIRE • Enregistrer les paiements des factures FA0001 et FA0002 4.2 La saisie des ventes 4.2.1 DEVIS La société VECTRA a demandé un devis dont voici le détail DEVIS DE0001 Date : 03/01/N Code client : VECTRA77 [VECTRA SYSTEMS]] REF DESIGNATION QTE PU HT PCP1401 PC Quad Core AC240 5 900.00 SCAN230 Scanner AGFA 230 5 50.17 Client VECTRA77 Code client : VECTRA77 Nom / Société : VECTRA SYSTEMS Famille : PME/PMI Relevé de comptes : OUI Tél. : 01.27.32.36.33 Fax : 01.27.32.36.34 E-mail : vectra.systems@rf2000.com Représentant : FERENC Adresse : 27, rue Victor Duruy 77100 Meaux Les coordonnées de la société VECTRA sont les suivantes : TRAVAIL À FAIRE • Vous constatez que le client VECTRA n’existe pas. Sans quitter la saisie du devis, créez la fiche du client VECTRA. 22 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 DEVIS DE0002 Date : 05/01/N Code client : DEROU27 [ETUDES DEROUEX]] DEVIS DE0003 Date : 06/01/N Code client : LFG92 [LAFARGE]] DEVIS DE0004 Date : 06/01/N Code client : S3D75 [S3D MICRO]] REF DESIGNATION QTE PU HT INTER Formation sur site sur le logiciel Ciel Compta 2 800.00 REF DESIGNATION QTE PU HT PCP1401 PC Quad Core AC240 2 900.00 INTER Installation de 2 PC+ Réseau et Internet Forfait installation 1 200.00 REF DESIGNATION QTE PU HT CIELWK Ciel Compta 1 180.00 SCAN230 Scanner AGFA 230 1 50.17 TRAVAIL À FAIRE • Enregistrer les devis DE0002, DE0003, DE0004 4.2.2 COMMANDES Après réception de leur devis, les clients LAFARGE et VECTRA SYSTEMS, passent commande. TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez leurs commandes respectives en date du 10/01/N • Le client VECTRA SYSTEMS a obtenu une remise globale de 3% sur l’ensemble de sa commande : enregistrez cette remise. • Le client LAFARGE a réglé par chèque un acompte de 500 € sur sa commande le 10/01/N : enregistrez cette commande. • Transférez directement en facture les devis de DEROUEX et S3D MICRO. Les deux factures sont datées du 12/01/N. Le client S3D MICRO passe commande (détail ci-dessous) et verse un acompte de 200 € par chèque le 12/01/N : 4.2.1 DEVIS (suite) COMMANDE CD0003 Date : 12/01/N Code Client : S3D75 [S3D MICRO]] REF DESIGNATION QTE PU HT PCP1401 PC Quad Core AC240 5 890.00 CIELWK Ciel Compta 1 180.00 ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 23 4.2.2 COMMANDES (suite) TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez sa commande. • Enregistrez l’acompte versé sur cette commande. QUESTIONS : • Pourquoi le prix unitaire est-il de 890.00 € au lieu de 900 € ? • Pourquoi le mode de règlement CHQ (Chèque) est-il pré-renseigné lors de la saisie de l’acompte ? 4.2.3 BONS DE LIVRAISON Le client VECTRA SYSTEMS est livré en deux fois. La première livraison, datée du 15/01/N concerne les PC Quad Core AC240. TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez le bon de livraison. • La commande du client S3D MICRO est entièrement livrée le 15/01/N. Enregistrez cette livraison. QUESTION : • Comment obtenir la liste des articles restant à livrer ? Le reliquat de la commande du client VECTRA SYSTEMS est finalement livré le 20/01/N. TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez le bon de livraison. QUESTIONS : • Par quel procédé le stock réel des articles présents dans une pièce commerciale est-il mis à jour ? • Je veux transférer un bon de livraison en facture mais Ciel me l’interdit, pourquoi ? (Donnez 2 raisons possibles) 24 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 FACTURE FA0006 Date : 25/01/N Code Client : VECTRA77 [VECTRA SYSTEMS]] FACTURE FA0007 Date : 05/02/N Code Client : S3D75 [S3D MICRO] FACTURE FA0008 Date : 10/02/N Code Client : LFG92 [LAFARGE] FACTURE FA0009 Date : 15/02/N Code Client : DEROU272 [ETUDES DEROUEX] REF DESIGNATION QTE PU HT PAP500 papier x 500 15 3.50 LCB04 Lecteur de code barre 4 160.00 REF DESIGNATION QTE PU HT CIELWP Ciel Paye 2 220.00 CIELWG Ciel Gestion 2 224.00 REF DESIGNATION QTE PU HT CIELWP Ciel Paye 1 220.00 INTER Formation sur site Ciel Paye 2 jours 2 800.00 REF DESIGNATION QTE PU HT PAP500 papier x500 25 3.50 LCB04 Lecteur de code barre 1 160.00 Les numéros de série des lecteurs de code barre vendus sont les suivants : 45487001 45487002 45487003 45487004 TRAVAIL À FAIRE • Effectuez un aperçu avant impression de chacune des factures. • Validez toutes les factures en une seule fois. QUESTIONS : • Comment annuler un acompte précédemment enregistré ? • Quelles sont les conséquences de la validation d’une facture ? (Donnez au moins trois réponses) D’autres factures sont à enregistrer, dont voici le détail ci-dessous : 4.2.4 FACTURES Le client VECTRA SYSTEMS reçoit une facture, datée du 25/01/N regroupant ses deux livraisons. 17.00 € HT de transport (soumis à la T.V.A.) lui ont été rajoutés. TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez cette facture. • La livraison effectuée au client S3D MICRO est facturée le 25/01/N. Enregistrez cette facture. • La commande effectuée par le client LAFARGE est facturée le 25/01/N. Enregistrez cette facture. • Sur la facture du client DROUEX, enregistrez une remise globale de 10%. • Saisissez la facture ci-dessous : Le numéro de série du lecteurde code barres : 45487005 ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 25 TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez ces factures. • Validez toutes les factures en une seule fois. 4.2.5 AVOIRS Le client S3D MICRO renvoie un scanner défectueux (provenant de sa 1ère facture). TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez l’avoir (le scanner est réintégré dans les stocks) en date du 02/02/N. 4.2.6 RÈGLEMENTS Le 15/02/N : Le client S3D MICRO règle en une seule fois par virement ses deux factures déduction faite de l’avoir. Le 17/02/N : Le client DEROUEX effectue un règlement partiel de 300 euros par chèque. Le 17/02/N : Le client LAFARGE règle sa facture par traite à 30 jours fin de mois le 10. Le 20/02/N : Le client VECTRA SYSTEMS règle par virement 98 % de sa 1ère facture, un escompte de 2% lui ayant été accordé en sa qualité de nouveau client. TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez les différents règlements clients. QUESTIONS : • J’ai enregistré un règlement de 129 euros au lieu de 192 euros. Comment puis-je rectifier mon erreur ? FACTURE FA0010 Date : 19/02/N Code Client : VECTRA77 (VECTRA SYSTEMS) FACTURE FA0011 Date : 20/02/N Code Client : DEROU27 (ETUDES DEROUEX) REF DESIGNATION QTE PU HT PAP500 papier x500 15 3.50 INTER Formation sur site Ciel Compta : un jour Ciel Paye : deux jours 3 800.00 REF DESIGNATION QTE PU HT INTER Sous traitance formations du mois de février Ciel Compta : 10 journées de formation Ciel Paye : 15 journées Ciel Gestion : 7 journées 32 450.00 4.2.4 FACTURES (suite) 26 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 4.2.7 EXERCICE DE SYNTHÈSE TRAVAIL À FAIRE • Dessinez un schéma représentant les différents transferts possibles entre les pièces commerciales. QUESTIONS : • Quelles sont les pièces commerciales pouvant se valider ? • La commande d’un client n’est plus modifiable, pourquoi ? • Quelles sont les pièces commerciales qui acceptent l’enregistrement d’un acompte ? • Je valide une facture et aucun mouvement de stock n’est généré, pourquoi ? (Donnez au moins deux explications) • Expliquer la différence entre «transfert en BL» et «transfert en BL livrable» • Quel état permet de visualiser les articles en retard de livraison ? 4.3 Le lien comptable 4.3.1 GÉNÉRATION DES ÉCRITURES COMPTABLES L’intégrale de gestion CIEL QUANTUM ENSEIGNEMENT est un intégré de gestion et comptabilité. Lorsque l’option de comptabilisation automatique est activée, l’écriture comptable est générée automatiquement : • lors de la validation d’une facture ou d’un avoir. • lors de l’enregistrement d’un règlement. TRAVAIL À FAIRE • Si l’option de comptabilisation automatique n’a pas été activée, générez les écritures comptables de ventes, achats, règlements clients et fournisseurs. QUESTIONS : • Comment visualiser une écriture comptable depuis une pièce client ou fournisseur ? • Citez deux méthodes manuelles de génération des écritures ? ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 27 NOTES PERSONNELLES 28 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 29 5. LA COMPTABILITE La balance d’ouverture Saisie des achats Saisie des paiements Autres mouvements comptables Les modèles d’écritures Interaction comptabilité facturation Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 30 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 5.1 La balance d’ouverture DÉFINITION La balance d’ouverture (ou Balance d’A-Nouveaux) est un document comptable représentant la situation de l’entreprise au 1er jour de l’exercice. Elle doit être saisie uniquement lors de la 1ère année d’utilisation de Ciel Compta. En effet, la clôture annuelle va automatiquement générer la Balance d’A-Nouveaux de l’exercice suivant. TRAVAIL À FAIRE • Saisir la balance d’ouverture au 01/01/N : JL N° de compte Intitulé du compte Libellé de l’écriture Débit Crédit Date d’écriture : 01/01/NN N° de Pièce : AN AN 101000 Capital Balance d’ouverture 40 000,00 AN 106100 Réserve Légale Balance d’ouverture 1 000,00 AN 215400 Matériel Industriel Balance d’ouverture 25 000,00 AN 218100 Install. Géné. Agenc. Ame Balance d’ouverture 2 000,00 AN 218300 Mat. de bureau et informatique Balance d’ouverture 3 500,00 AN 218400 Mobilier Balance d’ouverture 4 000,00 AN 275000 Dépôts et Cautionnements Balance d’ouverture 3 950,00 AN 401000 Fournisseurs Divers Balance d’ouverture 38 450,00 AN 408000 Fournis. Factures non parv. Balance d’ouverture 74 791,00 AN 411000 Clients divers Balance d’ouverture 75 000,00 AN 418000 Clients produits non encore par Balance d’ouverture 25 000,00 AN 428000 Pers. Charg. A payer Balance d’ouverture 3 500,00 AN 428600 Autres charges à payer Balance d’ouverture 8 300,00 AN 431000 Sécurité Sociale Balance d’ouverture 11 000,00 AN 437000 Autres organismes sociaux Balance d’ouverture 5 000,00 AN 445500 Taxes sur CA à décaisser Balance d’ouverture 2 300,00 AN 445800 Taxes sur CA à régulariser Balance d’ouverture 2 500,00 AN 467000 Autres comptes débiteurs Balance d’ouverture 2 500,00 AN 486000 Charges constatées d’avance Balance d’ouverture 250,00 AN 512SOG Banque Balance d’ouverture 45 641,00 TOTAL BALANCE 186 841,00 186 841,00 TRAVAIL À FAIRE • Saisissez la Balance d’A-Nouveaux. ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 31 5.2 Saisie des achats L’Intégrale de Gestion Ciel Quantum ENSEIGNEMENT permet, dans son module facturation, d’enregistrer les factures (clients et fournisseurs) liées à l’activité commerciale de la société. La saisie comptable est donc principalement utilisée pour : • les achats liés aux charges fixes (téléphone, internet, eau, edf, loyer,…) • les écritures de salaires • les impôts et taxes • les opérations diverses (régularisations de comptes) • les opérations de fin d’exercice (dotations aux provisions et amortissements, charges et produits constatés d’avance, charges à payer, produits à recevoir,…) REMARQUE : L’intégrale de Gestion Ciel Quantum ENSEIGNEMENT permet de générer automatiquement les écritures suivantes : • l’OD de TVA • les écritures de dotations aux amortissements Vous recevez les factures fournisseurs suivantes : Quittance de loyer DCM Facture ORANGE Date : 28/01/N Libellé : Loyer janvier N Loyer HT : 1500.00 Charges locatives HT : 250.00 Total T.V.A. 19.6% : 343.00 Total TTC : 2093.00 Date : 29/01/N Libellé : Ouverture de ligne Total HT : 60.00 Total T.V.A. 19.6% : 11.76 Total TTC : 71.76 Les comptes de charges utilisés pour ces deux factures sont les suivants : • 613200 Locations Immobilières • 614000 Charges locatives • 626000 Frais postaux et télécom. TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez ces deux factures 32 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 ECRITURES D’ACHAT Date Compte Libellé N° pîèce Débit Crédit 20/01/N 401METRO Fournitures de bureau diverses 591 239.20 20/01/N 606400 Fournitures de bureau diverses 591 200.00 20/01/N 445664 Fournitures de bureau diverses 591 39.20 21/01/N 401LEGPC Entretien chaudière 37 107.64 21/01/N 615000 Entretien chaudière 37 90.00 21/01/N 445664 Entretien chaudière 37 17.64 25/01/N 401SALETTE Révision véhicule société 99/004 179.40 25/01/N 615000 Révision véhicule société 99/004 150.00 25/01/N 445664 Révision véhicule société 99/004 29.40 26/01/N 401000 AUTOPARTNERS Location 164.10 26/01/N 613500 AUTOPARTNERS Location 137.21 26/01/N 445664 AUTOPARTNERS Location 26.89 29/01/N 401TEXACO Texaco 8000 L 66654 4362.59 29/01/N 606100 Texaco 8000 L 66654 3647.65 29/01/N 445664 Texaco 8000 L 66654 714.94 29/01/N 401RESTO Restaurant ‘La Muscade’ 73.25 29/01/N 652700 Restaurant ‘La Muscade’ 70.00 29/01/N 445662 Restaurant ‘La Muscade’ 3.25 02/02/N 401HOTEL Hôtel suite formation 221.55 02/02/N 625700 Hôtel suite formation 210.00 02/02/N 445662 Hôtel suite formation 11.55 03/02/N 401RESTO Restaurant ‘la chaumière’ 42.20 03/02/N 625700 Restaurant ‘La chaumière’ 40.00 03/02/N 445662 Restaurant ‘La chaumière’ 2.20 05/02/N 401GAN Assurance véhicule société 1124/23 750.00 05/02/N 616000 Assurance véhicule société 1124/23 750.00 5.2.1 ECRITURES D’ACHAT ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 33 Informations complémentaires : Les fournisseurs suivants seront enregistrés ainsi et déclarés lettrables : N° de compte : 401METRO Intitulé : METRO N° de compte : 401GAN Intitulé : GAN ASSURANCES N° de compte : 401LEGPC Intitulé : LEGRAND PLOMBERIE CHAUFFAGE N° de compte : 401RESTO Intitulé : RESTAURANT N° de compte : 401HOTEL Intitulé : HOTEL N° de compte : 401SALETTE Intitulé : GARAGE SALETTE N° de compte : 401TEXACO Intitulé : TEXACO N° de compte : 401SALETTE Intitulé : GARAGE SALETTE Les comptes de charges suivants seront utilisés : • 606100 Fournitures non stockables (Eau/énergie/…) • 606400 Fournitures administratives • 613500 Locations mobilières • 615000 Entretien et réparations • 616000 Primes d’assurance • 625700 Réceptions TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez ces achats • La révision du véhicule société effectuée au garage SALETTE est à imputer au service Commercial : affectez le code analytique correspondant. REMARQUE : Vous êtes libre de choisir la grille de saisie 5.2.1 ECRITURES D’ACHAT (suite) 5.3 Saisie des paiements • La facture ORANGE est payée le 02/02/N par virement. • La facture DCM LOCATION IMMBILIERE est payée le 03/02/N par virement. • La facture METRO est payée le 03/02/N par chèque n°745978901. • La facture LEGPC est payée le 04/02/N par chèque n°745978902. • La facture TEXACO est payée partiellement le 05/02/N par un virement de 2000.00 €. • La facture SALETTE est payée le 09/02/N par virement. • La facture AUTOPARTNERS est payée le 10/02/N par virement. TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez ces paiements dans le journal de banque Société Générale. QUESTION : • Si vous utilisez les grilles de saisie ‘Standard’ ou ‘Kilomètre’, quelle fonction vous dispense de saisir le compte de banque lors de la saisie d’un encaissement ou d’un paiement ? 34 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 5.4 Autres mouvements comptables Les salaires de janvier N sont à enregistrer. Les comptes des salariés sont les suivants : COMPTE LIBELLE DU COMPTE 421001 LEPIC Rémunération Nette 421002 MARTIN Rémunération Nette 421003 LEGRAND Rémunération Nette 421004 LAVENTE Rémunération Nette ECRITURE DE SALAIRES JOURNAL : SA DATE : 31/01/N COMPTE LIBELLE DEBIT CREDIT 421001 Paye de 01 2010 1286.08 421002 Paye de 01 2010 2042.71 421003 Paye de 01 2010 1173.46 421004 Paye de 01 2010 1850.99 431000 Paye de 01 2010 3593.69 437000 Paye de 01 2010 1902.17 443000 Paye de 01 2010 55.07 631200 Paye de 01 2010 55.07 641000 Paye de 01 2010 8096.49 641400 Paye de 01 2010 152.60 645100 Paye de 01 2010 2338.42 645300 Paye de 01 2010 364.34 645400 Paye de 01 2010 336.01 645800 Paye de 01 2010 561.24 TOTAL 11904.17 11904.17 Les comptes suivants seront utilisés : 431000 Sécurité Sociale 641400 Salaires, appointements 437000 Autres organismes sociaux 645100 Cotisations Urssaf 443000 Operations part. avec l’état,... 645300 Cotisations Retraite 631200 Taxe d’apprentissage 645800 Cotisations aux autres organismes 641000 Rémunération du personnel organismes TRAVAIL À FAIRE • Créez les comptes comptables de chaque salarié • Enregistrez l’écriture de salaires ci-dessus. REMARQUE : Le logiciel Ciel Paye vous dispense de saisir l’écriture de paye. En effet, il est possible, depuis le logiciel de paye, de générer et transférer l’écriture de salaire vers l’Intégrale de Gestion Ciel Quantum. ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 35 5.5 Les modèles d’écritures Vous disposez d’opérations qui donnent lieu à un enregistrement identique périodiquement. Le remboursement d’emprunt contracté par la société INFOSTORE fait partie de ces opérations. Journal : SG La société INFOSTORE est amenée a enregistrer régulièrement des frais bancaires dont le montant peut être variable. Journal : SG COMPTE LIBELLE 627000 Frais bancaires 445664 Frais bancaires 512SOG Frais bancaires TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez ce modèle d’écriture sans montants Il apparait 15.24 € de frais sur le relevé bancaire du mois de février (21/02/N). Il apparait 11.20 € de frais sur le relevé bancaire du mois de mars (20/03/N). TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez ces frais bancaires en utilisant le modèle d’écriture précédemment créé (les frais sont soumis à T.VA. 19.6%). 5.6 Interaction comptabilité facturation TRAVAIL À FAIRE • Depuis la liste des écritures, consulter les factures des clients ETUDES DEROUEX, S3D MICRO. QUESTION : • Si l’on supprime une écriture correspondant à une pièce commerciale, comment réenregistrer l’écriture ? COMPTE LIBELLE DEBIT CREDIT 164000 Rembt emprunt 475.00 661000 Rembt emprunt 25.00 512SOG Rembt emprunt 500.00 TRAVAIL À FAIRE • Générez l’abonnement de l’écriture de remboursement d’emprunt à partir du 4 janvier, mensuelle pour une période de 4 ans. (fin : 31/12/N+3) • Enregistrez les remboursements d’emprunt de janvier et février sans effectuer de saisie. 36 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 6. LES TRAITEMENTS PERIODIQUES Les traitements comptables Les traitements liés à l’activité commerciale Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 38 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 6.1 Les traitements comptables 6.1.1 LE LETTRAGE MANUEL DÉFINITION Le lettrage comptable consiste à munir d’une même lettre, les règlements ainsi que les écritures enregistrés au Grand-Livre sur les comptes de tiers qu’ils soldent. Ainsi, il est possible de reconnaître les écritures soldées et d’effectuer les relances automatiques des écritures non lettrées (non soldées). OBJECTIF : Identifier facilement les factures non réglées. Exemple : Les factures de 25 et 50 euros du client LEGRAND S.A. ne sont pas réglées. TRAVAIL À FAIRE • Afin de faire le suivi entre les factures et les règlements, effectuez le lettrage manuel des comptes clients. • En utilisant la grille de saisie ‘Standard’ ou ‘Kilomètre’, saisissez les règlements relatifs aux factures du compte 401RESTO, tous deux réglés le 04/02/N par virement. • Lettrez le compte 401RESTO. QUESTION : • Quelles grilles de saisies permettent un lettrage automatique ? 6.1.2 LE TRAVAIL SUR UN COMPTE TRAVAIL À FAIRE • Demandez la situation comptable de votre compte banque SOCIÉTÉ GÉNÉRALE sur la période du 01/01/N au 28/02/N. Visualisez cette situation sous forme de Grand-Livre. • Sur cette même période, les dates d’écritures saisies au 05/02/N sur le compte 401GAN sont fausses. La date correcte est le 06/02/N. Effectuez la modification nécessaire. 411LEG LEGRAND SA A 100 100 A B 320 150 B 25 170 B 50 ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 39 6.1.3 LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE DÉFINITION Le rapprochement bancaire permet de pointer les écritures de banque saisies dans votre comptabilité avec le relevé bancaire. L’état de rapprochement fait apparaitre les écritures qui ne sont pas encore passées sur le relevé de banque. TRAVAIL À FAIRE • Effectuez le rapprochement bancaire de février pour le compte SOCIÉTÉ GÉNÉRALE. REMARQUE : 12 € de péage n’ont pas été enregistrés dans votre comptabilité. • Sans quitter le rapprochement bancaire, enregistrez l’écriture suivante : COMPTE LIBELLE DEBIT CREDIT 625100 Péage 10.03 445664 Péage 1.97 512SOG Péage 12.00 Le compte 625100 correspond à ‘Voyages et déplacements’. • Visualisez l’état de rapprochement. COMPTE LIBELLE DEBIT CREDIT Solde au 31/01/N 42322.25 01/02/N Virement LAFARGE 500 04/02/N Remboursement emprunt 500.00 06/02/N Virement ORANGE 71.76 08/02/N Virement DCM LOCATION IMMO. 2093.00 10/02/N Chèque n°745978901 239.20 11/02/N Virement TEXACO 2000.00 11/02/N CB Péage 12.00 11/02/N Chèque n°745978902 107.64 15/02/N Virement SALETTE 179.40 17/02/N Virement S3D MICRO 5552.76 20/02/N Virement VECTRA SYSTEMS 5421.24 21/02/N Frais bancaires 15.24 Solde au 28/02/N 48578.01 40 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 QUESTION : • Dans quelles conditions, le stock des articles est-il mis à jour lorsque une facture est validée ? B. LES ENTRÉES ET SORTIES DE STOCK MANUELLES Le 28/02/N, un scanner (réf. : SCAN230) a été cassé. TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez la sortie de stock en précisant le motif de sortie. • Editez la liste des mouvements de stocks de l’article SCAN230. C. L’INVENTAIRE DES ARTICLES TRAVAIL À FAIRE • Editez un inventaire des articles. QUESTIONS : • A quoi sert l’option «Colonne quantité physique» ? • Pourquoi certains articles n’apparaissent-ils pas sur cet état ? D. LA RÉGULATION DE STOCK QUESTIONS : • Quelle est la toute première opération à effectuer avant de modifier les quantités en stock ? • Expliquez l’utilité du bouton «Générer l’état». • Comment remettre le stock à zéro ? TRAVAIL À FAIRE • Effectuez une régulation de stock sur les articles suivants : Réf. Désignation Quantité physique SCAN230 Scanner AGFA 230 18 PAP500 Ramette Papierx500 166 6.2 Les traitements liés à l’activité commerciale 6.2.1 LA GESTION DES STOCKS A. INTRODUCTION DÉFINITION La gestion de stock s’effectue automatiquement lors de la saisie des pièces commerciales. Les entrées et sorties manuelles ainsi que la régulation des stocks constituent des traitements complémentaires permettant de modifier les quantités en stock. ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 41 6.2.2 LA GESTION DES CLIENTS A - LE RELEVÉ DE COMPTES QUESTIONS : • Comment cocher l’option «Relevé de comptes» pour l’ensemble des clients (sans modifier les fiches clients une à une) ? TRAVAIL À FAIRE • Editez le relevé de compte de toutes les factures à encaisser. B - RELANCES CLIENTS ET MAILINGS QUESTION : • Comment relancer un client ? 42 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 7.LES EDITIONS Les éditions commerciales Les éditions comptables Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 44 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 7.1 Les éditions commerciales 7.1.1 LE SUIVI DES COMMANDES QUESTION : • Quel état permet d’obtenir la liste des articles en retard de livraison ? TRAVAIL À FAIRE • Editez la liste des reliquats de commandes clients. 7.1.2 LE SUIVI DES CLIENTS TRAVAIL À FAIRE • Editez un relevé de comptes clients afin de connaître la somme totale due par vos clients. • Editez un état affichant jour par jour les créances attendues à échéance. 7.1.3 LES ÉTATS STATISTIQUES Dans la société INFOSTORE, les commissions des représentants sont calculées sur le chiffre d’affaires. TRAVAIL À FAIRE • Editez un état des commissions à reverser à chaque représentant. • Le PDG de la société INFOSTORE veut avoir la liste des articles vendus par chaque représentant. Editez cette liste. • Le PDG de la société INFOSTORE veut connaître l’évolution du nombre de PCP1401 (PC Quad Core AC240) vendus pendant les six premiers mois de l’exercice. Editez un état répondant à son besoin. QUESTIONS : • Donnez au moins deux méthodes permettant d’obtenir le chiffre d’affaires de la société INFOSTORE sur une année. • Quel est le chiffre d’affaires de la société pour la période janvier-février ? TRAVAIL À FAIRE • Editez ensuite le chiffre d’affaires réalisé sur l’année, détaillé par article. 7.2 Les éditions comptables 7.2.1 LE GRAND LIVRE DÉFINITION Le Grand Livre est un document comptable qui affiche les écritures classées par numéro de compte. TRAVAIL À FAIRE • Demandez l’aperçu du Grand-Livre global de la société INFOSTORE du 01/01/N au 28/02/N. • Demandez l’aperçu du Grand-Livre clients et fournisseurs avec et sans les écritures lettrées du 01/01/N au 28/02/N. ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 45 7.2.2 LA DÉCLARATION DE T.V.A. DÉFINITION Toute société soumise à la T.V.A. doit reverser à l’Etat la différence entre la T.V.A. collectée et la T.V.A. déductible. Cette obligation s’effectue via la déclaration de T.V.A. REMARQUE : Si la T.V.A. déductible est supérieure à la T.V.A. collectée, l’entreprise peut bénéficier d’un crédit de T.V.A. Cette déclaration peut être mensuelle, trimestrielle ou annuelle. TRAVAIL À FAIRE • Calculez l’état de T.V.A. de Janvier N. • Générez l ‘OD de TV.A. sur cette période, en brouillard. QUESTION : • Quel est le montant de la T.V.A. à décaisser pour janvier? 7.2.3 LES JOURNAUX DÉFINITION Un journal comptable est l’équivalent d’un classeur dans lequel on enregistre les opérations de l’entreprise Il existe un journal par type d’opération comptable (journal d’achats, journal de ventes, journal de caisse, journal d’opérations diverses…). REMARQUE : Si la société a plusieurs banques, elle doit disposer d’autant de journaux que de banques. QUESTIONS : • Pourquoi l’édition des journaux est-elle vide ? • Quelle édition faut-il utiliser pour éditer les journaux en cours d’exercice ? TRAVAIL À FAIRE • Visualisez le journal de la Société Générale sur le mois de janvier N. • Visualisez tous les journaux sur la période du 01/01/N au 28/02/N. 5.2 Le Grand-Livre 5.4 La déclaration de T.V.A. 7.2.4 BILAN ET COMPTE DE RÉSULTAT DÉFINITION Le bilan est le document de synthèse exposant à une date donnée la situation financière et le patrimoine d’une entreprise, et dans lequel figure la liste des éléments de l’actif et du passif. Le Compte de Résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les charges de votre entreprise durant un exercice comptable. Il permet de savoir si l’exploitation de votre entreprise durant l’année est : • un bénéfice : total des produits > total des charges • une perte : total des produits < total des charges REMARQUE : Ces deux documents sont obligatoires et doivent être déclarés à l’administration fiscale. TRAVAIL À FAIRE • Calculez le Bilan. • Éditez le Compte de Résultat du 01/01/N au 28/02/N. QUESTION : • Quel est le résultat de la société INFOSTORE pour la période du 01/01/N au 28/02/N ? 46 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 47 RÉPONSES Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 48 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 2. SOCIÉTÉ • Qu’est-ce que la barre de navigation ? (p7) • Il s’agit d’une barre d’icône située à gauche de l’écran qui permet un accès plus rapide aux fonctions. Cette barre est personnalisable. • Comment l’activer, la désactiver ? (p7) • Pour l’activer, faire un clic droit de la souris sur cette barre de navigation et cocher l’option «Afficher la barre de navigation». Décocher cette option pour la désactiver. • Que signifie l’option ‘Pointable’ ? (p10) • Cette option signifie que le comptable pointe les écritures du relevé bancaire avec celles saisies en comptabilité. Cette option permet notamment d’effectuer un rapprochement bancaire. • Quel est le type du journal Société Générale ? (p10) • Le type à appliquer est ‘Trésorerie’. 3.FICHIERS DE BASE • Quelle est l’utilité des familles articles ? (Donnez au moins deux réponses) (p11) Les familles articles permettent de : • Faciliter le paramétrage de l’article (taux TVA, comptes comptables…sont repris de la famille article). • Éditer les statistiques par familles d’articles. • Appliquer des remises par familles d’articles. • Appliquer des taux de commission différents par familles d’articles (si votre société emploie des représentants). 4.LE MODULE FACTURATION • Quelle est l’incidence de la validation des bons de réception sur le stock réel et la commande ? (p18) • La validation d’un bon de réception augmente le stock réel et met à jour la commande (la commande est soldée si la réception est totale ; un reliquat est enregistré si la réception est partielle). • Pourquoi le prix unitaire est-il de 890 € au lieu de 900 € ? (p21) • Dans la fiche article, la grille tarifaire par quantité est paramétrée (colonne ‘tarif 1’). • Pourquoi le mode de règlement CHQ (Chèque) est-il pré-renseigné lors de la saisie de l’acompte ? (p21) • Le logiciel reprend par défaut le mode de règlement saisi dans la pièce commerciale (facture, commande..). • Comment obtenir la liste des articles restant à livrer ? (p22) • Menu - Etats - Portefeuille des commandes, puis demander les commandes non soldées. • Par quel procédé le stock réel des articles présents dans une pièce commerciale est-il mis à jour ? (p22) • Le stock réel est mis à jour par la validation des pièces commerciales (BL clients ou factures clients ne provenant pas d’un BL, BR fournisseurs ou factures fournisseurs ne provenant pas d’un BR, avoirs clients ou fournisseurs si l’option ‘Ne pas réintégrer l’article en stock’ est décochée). RÉPONSES ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 49 • Je veux transférer un bon de livraison en facture mais Ciel me l’interdit, pourquoi ? (Donner deux raisons possibles). (p22) • Le bon de livraison n’est pas validé ou le bon de livraison a déjà été transféré en facture. • Comment annuler un acompte précédemment enregistré ? (p23) • Depuis la liste des commandes ou bl/br ou factures, sélectionner la pièce puis utiliser la fonction ‘Annulation d’acompte’. • Quelles sont les conséquences de la validation d’une facture ? (Donnez au moins trois réponses) (p23) 1/ Impossibilité de modifier ou supprimer la facture. 2/ Mise à jour du solde dû de la fiche client. 3/ Possibilité de régler la facture. 4/ Création des mouvements de stocks. 5/ La facture alimente les statistiques. 6/ La facture génère une écriture comptable (ou permet la génération de l’écriture comptable si l’option de comptabilisation automatique n’est pas activée). • J’ai enregistré un règlement de 129 € au lieu de 192 €. Comment puis-je rectifier mon erreur ? (p25) • Je supprime le règlement dans la liste des règlements et je l’enregistre à nouveau. • EXERCICE DE SYNTHÈSE (p25) : • Quelles sont les pièces commerciales pouvant se valider ? • Bons de livraison, factures et avoirs pour les pièces clients, bons de réception, factures et avoirs pour les pièces fournisseurs. • La commande d’un client n’est plus modifiable, pourquoi ? • La commande a été entièrement livrée. • Quelles sont les pièces commerciales sur lesquelles l’enregistrement d’un acompte est accepté ? • Commande, bon de livraison, bon de réception, facture. • Je valide une facture et aucun mouvement de stock n’est généré, pourquoi ? (donner au moins deux explications) 1/ les articles facturés ne sont pas déclarés en gestion de stock . 2/ la facture provient d’un bon de livraison qui a déjà généré le mouvement de stock. • Expliquez la différence entre « transfert en BL » et « transfert en BL livrable » • La fonction « transfert en BL » génère un bon de livraison pour la quantité totale des articles saisis dans la commande quel que soit leur stock réel. • La fonction « transfert en BL livrable » génère un bon de livraison en autorisant la livraison partielle des articles à hauteur du stock réel. • Quel état permet de visualiser les articles en retard de livraison ? • L’état des commandes non livrées - Détaillé par articles. • Comment visualiser une écriture comptable depuis une pièce client ou fournisseur (p26)? • Sélectionner la pièce sans l’ouvrir, puis par le menu contextuel, utiliser la fonction ‘Ouvrir l’écriture’. • Citez deux méthodes manuelles de génération des écritures (p26)? 1/ Sélectionner les pièces puis utiliser la fonction ‘Générer écriture’ du menu contextuel 2/ Via le menu Traitements – Génération des écritures 50 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 5.LE MODULE COMPTABILITE • Si vous utilisez les grilles de saisie ‘Standard’ ou ‘Kilomètre’, quelle fonction vous dispense de saisir le compte de banque lors de la saisie d’un encaissement ou d’un paiement ? (p32) • La fonction ‘Contrepartie’ • Si l’on supprime une écriture correspondant à une pièce commerciale, comment ré-enregistrer l’écriture rapidement ? (p35) • Retourner dans le module facturation, sélectionner la pièce commerciale concernée, puis, sans l’ouvrir, utiliser la fonction ‘Générer l’écriture’ 6.LES TRAITEMENTS PÉRIODIQUES • Quelles sont les grilles de saisie permettant un lettrage automatique ? (p37) • Encaissement / Paiement / Encaisser un montant / Régler un montant • Dans quelles conditions, le stock des articles est mis à jour lorsqu’une facture est validée ? (p39) • La mise à jour du stock des articles s’effectue dans les cas suivants si l’article est déclaré en gestion de stock: • Validation d’une facture provenant d’un devis. • Validation d’une facture provenant d’une commande. • Validation d’une facture ne provenant ni d’un devis, ni d’une commande (client ou fournisseur), ni d’un bon de livraison ou bon de réception. • Validation d’une facture fournisseur provenant d’une commande fournisseur. • A quoi sert l’option « Colonne quantité physique » ? (p39) • Cette option permet d’ajouter une colonne de saisie (Quantité physique) sur l’état d’inventaire des articles. • Pourquoi certains articles n’apparaissent-ils pas sur cet état ? (p39) • Dans la fiche article, l’option “Stock” n’est pas cochée. • Quelle est la toute première opération à effectuer avant de modifier les quantités en stock ? (p39) • Il est conseillé de faire une sauvegarde puis réinitialiser la régulation des stocks’. • Expliquez l’utilité du bouton « générer l’état ». (p39) • Il permet d’éditer l’état qui récapitule la régulation de stock des articles. • Comment remettre le stock à zéro ? (p39) • Cliquer sur le bouton ’’Remise à zéro’’ suivi de ’’Lancer la régularisation’’. • Comment cocher l’option « Relevé de comptes » pour l’ensemble des clients (sans modifier les fiches clients une à une ? (p40) • Pour activer cette option, effectuer le traitement ‘’Remplissage automatique’’ du menu contextuel de la liste des clients. • Comment relancer un client ? (p40) • Les relances clients s’effectuent par le menu États ou depuis la liste des clients. RÉPONSES ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 51 7.ÉDITIONS • Quel état permet d’obtenir la liste des articles en retard de livraison ? (p42) • L’édition des articles en retard de livraison s’obtient par l’état des Commandes non livrées. • Donnez au moins deux méthodes permettant d’obtenir le chiffre d’affaires de la société INFOSTORE sur une année (p42) • Les deux méthodes permettant d’obtenir le chiffre d’affaires annuel d’une société sont les suivantes : • Menu Divers – Analyseur commercial des ventes . • Menu Divers - Statistiques Gestion. • Quel est le chiffre d’affaires de la société pour la période janvier-février ? (p42) • Le chiffre d’affaires est de 33 358.82 € • Quel est le montant de la T.V.A. à décaisser (janvier) ? (p43) • Le montant de la T.V.A. à décaisser est 1 044 € • Pourquoi l’édition des journaux est-elle vide ? (p44) • L’édition des journaux ne prend en compte que les écritures validées. • Quelle édition faut-il utiliser pour éditer les journaux en cours d’exercice ? (p44) • Il faut utiliser l’état intitulé ‘Brouillard’ (qui affiche uniquement les écritures en ‘Brouillard’ donc non validées). • Quel est le résultat de la société INFOSTORE pour la période du 01/01/N au 28/02/N ? (p44) • Le résultat est de 11 940 € (11 940.39 € exactement) NOTES PERSONNELLES Sage activité Ciel, 35 rue de de la Gare, 75917 Paris cedex 19 Tél. : 01.55.26.33.33 - Fax : 01.55.26.40.33 - www.ciel.com Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 500 000 euros. Siège social : Le Colisée 2, 10 rue Fructidor 75017 Paris. 313 966 129 RCS Paris. La société Sage est locataire-gérant des sociétés Ciel, et Sage FDC. Les informations contenues dans ce document peuvent faire l’objet de modifications sans notification préalable. ditipi394D_12/2010 Petites entreprises, artisans, commerçants… gérez sur mesure votre comptabilité générale et analytique, vos prévisions budgétaires, votre trésorerie et vos immobilisations. 2012 Compta NOUVEAU ! Personnalisez votre environnement de travail grâce au nouvel d’INTUICIEL©. NOUVEAU ! Gérez automatiquement vos écritures de crédit-bail (calcul des loyers, option d’achat...). Accédez à vos indicateurs clés en permanence (évolution des charges, état de la trésorerie...). CONSEILLÉE AUX ENTREPRISES PAR LES EXPERTS-COMPTABLES Ipsos 2011 • De la saisie des écritures jusqu’au Bilan, tout est prévu pour vous faire gagner du temps. • Trésorerie prévisionnelle, historique des relances clients, inventaire des immobilisations… vous disposez d’une vision claire de votre entreprise. • Définissez vos indicateurs clés dans des tableaux de bord personnalisés (bénéfices, encours client, évolution des charges… ), vous savez exactement où vous en êtes ! • Mettez en place une comptabilité analytique multi-niveaux pour contrôler le résultat de vos activités par affaire, gamme de produit, région… 8 bonnes raisons de choisir Ciel Compta • Maîtrisez votre budget, et gérez précisément vos comptes, prévisions et réalisations. • Simplifiez les relations avec votre expert-comptable* , quel que soit son logiciel, grâce à l’assistant d’import/export des écritures comptables. • Adaptez le logiciel à vos besoins : éditions, base de données, interface de saisie, imports/exports multi formats, droits d’accès des utilisateurs… tout est personnalisable ! • Consultez des informations pertinentes sans quitter votre logiciel (conseils techniques, informations légales, mises à jour à télécharger…) et soyez immédiatement opérationnel pour les télédéclarations de la TVA et Bilan**. • NOUVEAU ! Personnalisation de votre environnement de travail grâce au nouvel Intuiciel© • NOUVEAU ! Définition des comptes exonérés de TVA pour éviter les erreurs de calculs en saisie d’écriture • NOUVEAU ! Contrôle et vérification des IBAN et des BIC grâce à l’intégration de la norme SEPA • NOUVEAU ! Echanges de données avec votre expert-comptable grâce au nouvel assistant d’import/export les du logiciel • Génération automatique des écritures de redevances crédit-bail (calcul des loyers, option d’achat...) • Trésorerie prévisionnelle • Comptabilité analytique et budgétaire sur 3 axes • Gestion des immoblisations • Consultation des indicateurs clés à distance avec Ciel Business Mobile ! 35 rue de la Gare - 75917 Paris cedex 19 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Editions • Bilan et Compte de Résultat : réel normal (2050 - 2053), réel simplifié (2033A états préparatoires - 2033B), BNC (2035A), synthétique • Déclaration de TVA (CA3, CA12) • Télédéclarations de TVA et de Bilan TDFC* • Grand-Livre, Balance, Journaux, Brouillard • Centralisateur • Comparaison Balances N/N-10 • Calcul des pénalités de retard (Loi NRE) • Bordereau de remise de chèques en banque Saisies et traitements • Saisie sur 2 exercices sans clôturer • Saisie en HT ou TTC • Ecritures en brouillard ou en simulation avant validation définitive • Pointage et rapprochement bancaire • Automatisation du traitement des relevés bancaires grâce aux règles d’affectation des comptes • Lettrage automatique ou manuel • Contrepassation, réimputation • Récupération des extraits de comptes bancaires aux formats CFONB, QIF, OFX • Encours clients, relances, mailings • Gestion des chéquiers, RIB, IBAN et BIC • Lettres chèques Plans comptables • PGC 99, Simplifié, Agricole, Associations, Avoués, BTP, Hôtellerie, Ingénierie et Mutuelle • NOUVEAU ! Bénéficiez du plan comptable général 2010 Echanges de données • Synchronisation directe avec Production Coala, – Sage 30, Sage 100 (Synchro Compta©) • Import direct des écritures de Ciel Paye/ Ciel Gestion commerciale/ Ciel Bâtiment • Import/export paramétrable (txt, dbf, xml) • Export de la Balance Conformité • Conforme au Bulletin Officiel des Impôts N°12 du 24 janvier 2006 • Gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10 • NOUVEAU ! Contrôle et vérification des IBAN et des BIC grâce à l’intégration de la norme SEPA Analytique et budgétaire • Gestion des écritures analytiques avec 3 niveaux de répartition • Budgétisation mensuelle ou globale • Gestion avancée des codes analytiques (affectation de plusieurs codes pour une écriture, répartition du montant sur plusieurs codes) Gestion des immobilisations • Amortissements • Immobilisations soumises à la taxe professionnelle • Inventaire par localisation, par simple scan de codes-barres • NOUVEAU ! Génération automatique des écritures de redevances de crédit-bail (calcul des loyers, option d’achat...) Personnalisation • États comptables personnalisables • Tableaux de bord, base de données, écrans personnalisables • NOUVEAU ! Personnalisation de l’environnement de travail grâce au nouvel Intuiciel© Autres fonctions • Nombre illimité de dossiers • Version réseau (en option) • Formation interactive et aide intégrée au logiciel Informations techniques CONFIGURATION MINIMALE REQUISE : nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur) - Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé) - 512 Mo de Ram - 300 Mo d’espace disque disponible pour l’installation - Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom - Imprimante : laser, jet d’encre - Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 - Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) - Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur) - Fonctions «Intuiciel» : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur) UTILISATION Ciel directDéclaration : 1Go de Ram - 1Go d’espace disque disponible ou plus, selon votre système d’exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste. - 1 Connexion internet via modem ADSL Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Ciel Compta 2012 * Sous réserve que l’expert-comptable dispose d’un logiciel ayant des fonctions d’importation. ** Sous réserve de souscription au service Ciel directDéclaration TVA + Bian ainsi qu’à un service de maintenance Ciel incluant les mises à jour gratuites. Sage - Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros - Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor, 75017 Paris - RCS Paris 313 966 129. La société Sage est locataire-gérant des sociétés Ciel et Sage FDC. Code APE 5829C. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Etude réalisée par Ipsos, en mai 2011, par téléphone, auprès d’un échantillon représentatif de 600 experts-comptables. CONFORME AU BULLETIN OFFICIEL DES IMPÔTS N°12 DU 24 JANVIER 2006 Gestion des télédéclarations de TDFC Sous réserve du téléchargement de la mise à jour. Détails sur www.ciel.com/TVA7 Guide de référence de la Paye Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Sommaire Documentation ................................................................................................... 7 Naviguez dans le guide électronique................................................................... 9 Entraînez-vous ................................................................................................. 11 Menu Dossier ........................................................................................................17 Vue d’ensemble ................................................................................................ 18 L’assistant Top Départ ...................................................................................... 19 Ouvrir............................................................................................................... 25 Fermer.............................................................................................................. 28 Supprimer......................................................................................................... 29 Paramètres ....................................................................................................... 31 Paramètres Gestion de temps............................................................................ 43 Paramètres globaux.......................................................................................... 44 Sauvegarde....................................................................................................... 46 Restauration ..................................................................................................... 49 e-Sauvegarde ................................................................................................... 51 Mise en page .................................................................................................... 60 Imprimer .......................................................................................................... 61 Aperçu avant impression .................................................................................. 70 Imprimante....................................................................................................... 73 Générateur de documents................................................................................. 74 Dossiers récents ............................................................................................... 86 Serveur de fichiers ............................................................................................ 87 Quitter.............................................................................................................. 88 Menu Edition .........................................................................................................89 Vue d'ensemble ................................................................................................ 90 Couper ............................................................................................................. 91 Copier .............................................................................................................. 91 Coller................................................................................................................ 91 Créer ................................................................................................................ 91 Modifier............................................................................................................ 92 Supprimer......................................................................................................... 92 Associer un mémo ............................................................................................ 93 Voir le mémo .................................................................................................... 93 Supprimer le mémo .......................................................................................... 94 Rechercher et remplacer ................................................................................... 95 Documents administratifs................................................................................. 96 Attestation Pôle emploi..................................................................................... 96 Documents Word® ............................................................................................ 97 Menu Fonctions.....................................................................................................98 Vue d'ensemble ................................................................................................ 99 Tout afficher................................................................................................... 100 Recherche multicritère .................................................................................... 100 Rechercher...................................................................................................... 103 Trier la liste .................................................................................................... 104 Cacher............................................................................................................ 105 Marquer/ Démarquer...................................................................................... 105 Tout marquer ................................................................................................. 106 Inverser les marques....................................................................................... 106 Importer ......................................................................................................... 107 Exporter ......................................................................................................... 108 Propriétés ....................................................................................................... 109 Ajustement des colonnes/lignes ..................................................................... 114 Personnaliser le fichier.................................................................................... 115 Menu Bases .........................................................................................................117 Vue d’ensemble .............................................................................................. 118 Salariés........................................................................................................... 119 Assistant d'entrée d'un nouveau salarié .......................................................... 152 Assistant de sortie d'un salarié ....................................................................... 156 Profils............................................................................................................. 158 Services .......................................................................................................... 162 Gestion de temps............................................................................................ 163 Variables ........................................................................................................ 177 Rubriques ....................................................................................................... 181 Cotisations ..................................................................................................... 189 Commentaires ................................................................................................ 199 Caisses ........................................................................................................... 200 Tranches......................................................................................................... 208 Tables............................................................................................................. 210 Codes analytiques........................................................................................... 212 Banques.......................................................................................................... 214 Etablissements................................................................................................ 216